Datenschutz-Hinweise
Datenschutz-Hinweise für das Abonnement von Update Arbeitsrecht
1. Geltungsbereich, Begriff der Datenverarbeitung
a) Die folgenden Informationen zur Datenverarbeitung betreffen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten des Abonnenten bzw. Kunden (im Folgenden: „Abonnent“) sowie des berechtigten Nutzers / der berechtigten Nutzerin (im Folgenden: „Nutzer / Nutzerin“) durch die AFB Arbeitsrechtlicher Fachbuchverlag GmbH als Datenverwender (im Folgenden: „Verlag“). Vertragliche Grundlage ist das Abonnement des Urteilsdienstes „Update Arbeitsrecht“ durch den Abonnenten und die Nutzung von Update Arbeitsrecht durch den Nutzer / die Nutzerin im Rahmen des Abonnement-Vertrags.
b) Datenverarbeitung bezeichnet jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit den personenbezogenen Daten des Auftraggebers wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
2. Angaben zum Datenverwender, verantwortliche Stelle
Datenverwender und damit verantwortliche Stelle im Sinne von Art.4 Nr.7 DS-GVO sowie Stelle vom Sinne von § 2 Abs.4 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist:
AFB Arbeitsrechtlicher Fachbuchverlag GmbH
Länderallee 27, 14052 Berlin
Telefon: 030 - 26 55 83 56
E-Mail: service@afb-verlag.de
HRB 131385 B, Amtsgericht Charlottenburg
Sitz der Gesellschaft: Berlin
Geschäftsführer: Dr. Martin Hensche
Die vorstehende Beschreibung der datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit gibt allein die bestehende Rechtslage gemäß der DS-GVO und dem BDSG wieder, so wie sie sich derzeit für den Verlag / Datenverwender darstellt, und soll keine darüberhinausgehende Verantwortlichkeit begründen.
3. Vom Verlag / Datenverwender verarbeitete personenbezogene Daten
Im Rahmen des oben unter Punkt 1.) genannten Vertragsverhältnisses wird der Verlag / Datenverwender folgende Kategorien von personenbezogenen Daten des Abonnenten und/oder des Nutzers / der Nutzerin verarbeiten im Sinne von oben Punkt 1.b), und zwar mit Hilfe elektronischer Datenverarbeitung sowie in Papierform:
a) Anrede
b) Vorname
c) Nachname
d) E-Mail-Adresse
e) Eigenschaft als Abonnenten und Rechnungsempfänger und/oder als Nutzer / Nutzerin
f) Firmenbezeichnung (des Abonnenten)
g) Anschrift (des Abonnenten)
h) Titel (falls mitgeteilt - freiwillige Angabe)
i) Telefonnummer (falls mitgeteilt - freiwillige Angabe)
j) Informationen und Dokumente, soweit diese im Rahmen der Durchführung des unter oben Punkt 1.a) genannten Abonnement-Vertrags notwendig sind. Dazu können insbesondere E-Mails, Faxschreiben und Briefe gehören.
4. Zweck der Datenverarbeitung
Die unter Punkt 3.) genannten Daten werden vom Verlag / Datenverwender verarbeitet im Sinne von oben Punkt 1.b),
a) um den Nutzer / die Nutzerin identifizieren zu können,
b) um das Abonnement vertragsgemäß durchführen zu können,
c) zur Korrespondenz mit dem Abonnenten und Rechnungsempfänger,
d) zur Korrespondenz mit dem den Nutzer / der Nutzerin,
e) zur Rechnungsstellung gegenüber dem Abonnenten und Rechnungsempfänger,
f) zur Abwicklung des Abonnement-Vertrags, auch nach dessen Beendigung, insbesondere wenn Zahlungen wegen etwaiger Stornierungen zu erstatten sind,
g) zur Bearbeitung von möglicherweise bestehenden Ansprüchen gegen den Abonnenten und Rechnungsempfänger und/oder gegen den Nutzer / die Nutzerin, insbesondere auf Zahlung,
h) zur Wahrung berechtigter Interessen des Verlags und Datenverwenders, insbesondere im Zusammenhang mit möglicherweise ihm gegenüber geltend gemachten Ansprüchen auf Gebührenerstattung, Schadensersatz und/oder Geldentschädigung,
i) zwecks Einhaltung steuerlicher Vorschriften zur Rechnungstellung und Vereinnahmung von Entgelten sowie im Zusammenhang mit dem Führen und Aufbewahren von Buchhaltungsunterlagen.
Eine automatisierten Entscheidungsfindung und/oder ein Profiling gemäß Art.22 Abs.1 und 4 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) durch den Verlag / Datenverwender finden nicht statt.
5. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung, Hinweis auf Vertragspflicht zur Datenbereitstellung
a) Die oben unter Punkt 1.b) beschriebene Verarbeitung der oben unter Punkt 3.) genannten personenbezogenen Daten des Abonnenten sowie des Nutzers / der Nutzerin ist auf der Grundlage von Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 DS-GVO durch die nachfolgend unter Buchstabe b) genannten Gründe gerechtfertigt. Soweit es sich um sensible Daten im Sinne von § 9 Abs.1 DS-GVO handelt, ist Rechtsgrundlage § 9 Abs.2 Buchstabe f) DS-GVO.
b) Die folgenden Rechtfertigungsgründe gemäß Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 DS-GVO bzw. gemäß § 9 Abs.2 Buchstabe f) DS-GVO bestehen unabhängig voneinander und erlauben daher jeweils für sich allein die oben unter Punkt 1.b) beschriebene Verarbeitung der oben unter Punkt 3.) genannten personenbezogenen Daten des Abonnenten sowie des Nutzers / der Nutzerin durch den Verlag und Datenverwender:
aa) Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist zunächst Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 Buchstabe b) DS-GVO.
(1) Danach ist die Verarbeitung (siehe oben unter Punkt 1.b)) der oben unter Punkt 3.) genannten Daten erforderlich für die Erfüllung des unter Punkt 1.a) genannten Abonnement-Vertrags, dessen Vertragspartei der Abonnent als zahlungspflichtiger Kunde ist, sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage des Abonnenten hin erfolgen.
(2) Die Bereitstellung der oben unter Punkt 3.) genannten Daten durch den Abonnenten ist vertraglich vorgeschrieben und für den Abschluss des unter Punkt 1.a) genannten Abonnement-Vertrags im Sinne von Art.13 Abs.2 Buchstabe e) DS-GVO erforderlich, und der Abonnent ist dazu verpflichtet, die oben unter Punkt 3.) genannten Daten für den Verlag / Datenverwender bereitzustellen. Bei Nichtbereitstellung dieser Daten wäre eine Erfüllung des unter Punkt 1.a) genannten Abonnement-Vertrags durch den Verlag / Datenverwender nicht möglich.
bb) Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung sind weiterhin die steuerlichen Gesetzes- und Rechtsvorschriften über die Rechnungstellung und die Vereinnahmung von Entgelten sowie im Zusammenhang mit dem Führen und Aufbewahren von Buchhaltungsunterlagen.
cc) Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist ferner Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 Buchstabe f) DS-GVO. Danach ist die Verarbeitung (siehe oben unter Punkt 1.b)) der oben unter Punkt 3.) genannten Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen des Datenverwenders erforderlich, nämlich zur Verteidigung gegenüber möglicherweise behaupteten Ansprüchen auf Rückerstattung von Gebühren und/oder Ansprüchen auf Schadensersatz wegen angeblicher schuldhafter Rechtsverstöße. Diese Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung besteht nicht, sofern die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Abonnenten und/oder des Nutzers / der Nutzerin als betroffener Personen, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.
6. Dauer der Datenverarbeitung
a) Soweit die Verarbeitung (s. oben unter Punkt 1.b)) der oben unter Punkt 3.) genannten personenbezogenen Daten des Abonnenten und/oder des Nutzers / der Nutzerin auf den Rechtfertigungsgründen gemäß Punkt 5.b) aa) und/oder bb) beruht, werden die Daten bis zum Ablauf der jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten vom Verlag / Datenverwender verarbeitet und sodann unverzüglich gelöscht. Dokumente werden zu diesem Zeitpunkt unverzüglich einer ordnungsgemäßen Aktenvernichtung zugeführt.
b) Der Verlag / Datenverwender hat die folgenden, rechtlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten zu beachten:
Die Aufbewahrungspflicht, die der Verlag / Datenverwender aufgrund steuerrechtlicher Vorschriften beachten muss, beträgt derzeit gemäß § 147 Abs.1 Nr.1 und Nr.4, Abs.3 Satz 1, Abs.4 Satz 1 Abgabenordnung (AO) sowie gemäß § 14b Abs.1 Umsatzsteuergesetz (UStG) zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Steuer- bzw. Kalenderjahres, in dem die letzte, den Abonnement-Vertrag betreffende Buchung vorgenommen oder eine Rechnung ausgestellt wird. Diese Aufbewahrungspflicht bezieht sich auf die oben unter Punkt 3.) genannten Daten und Dokumente nur insoweit, als diese für die den Abonnement-Vertrag (s. oben unter Punkt 1.a)) betreffenden Buchungen und finanziellen Vorgänge von Bedeutung sind. Dazu gehören Rechnungen, Gutschriften und Mahnschreiben, Titel sowie Schreiben im Zusammenhang mit der Titulierung von Forderungen sowie sonstige Schreiben mit Bezug auf finanzielle Aspekte des Abonnement-Vertrags.
c) Soweit die Verarbeitung (s. oben unter Punkt 1.b)) der oben unter Punkt 3.) genannten personenbezogenen Daten des Abonnenten und/oder des Nutzers / der Nutzerin auf dem Rechtfertigungsgrund gemäß Punkt 5.b) cc) beruht, d.h. auf der Wahrung berechtigter Interessen des Verlags / Datenverwenders, werden die Daten bis zum Ablauf der längsten möglichen Verjährungsfrist denkbarer, gegenüber dem Verlag / Datenverwender möglicherweise behaupteter Ansprüche verarbeitet und sodann unverzüglich gelöscht. Dokumente werden zu diesem Zeitpunkt unverzüglich einer ordnungsgemäßen Aktenvernichtung zugeführt. Dieses Recht des Verlags / Datenverwenders zur Aufbewahrung von Daten bezieht sich auf die oben unter Punkt 3.) genannten Daten und Dokumente des Abonnenten und/oder des Nutzers / der Nutzerin nur insoweit, als diese für die Beurteilung und/oder den Nachweis von möglicherweise behaupteten Ansprüchen auf Gebührenerstattung oder Schadensersatzansprüchen wegen angeblicher schuldhafter Rechtsverletzung bedeutsam sein können.
7. Weitergabe von Daten und Dokumenten an Dritte, Nutzung von Webseminar-Software
a) Eine Übermittlung der persönlichen Daten und Dokumente des Abonnenten und/oder des Nutzers / der Nutzerin an Dritte zu anderen als den im Folgenden unter Punkt b) genannten Zwecken findet nicht statt.
b) Soweit dies gemäß Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 Buchstabe b) DS-GVO für die Bearbeitung und Abwicklung des oben unter Punkt 1.a) genannten Abonnement-Vertrags erforderlich ist, können personenbezogene Daten des Abonnenten und/oder des Nutzers / der Nutzerin zum Zwecke der Nutzung und Verbesserung einer Content-Management-Software an Dritte weitergegeben werden. Die weitergegebenen Daten dürfen von den Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Dritte sind in diesem Zusammenhang die IT-Techniker und IT-Firmen, welche die technisch erforderliche Software und Hardware für die Aufbereitung, Speicherung und den Versand von Update Arbeitsrecht zur Verfügung stellen und pflegen.
8. Rechte des Abonnenten und des Nutzers / der Nutzerin
Der Abonnent und der Nutzer / die Nutzerin haben gemäß der DS-GVO folgende Rechte gegenüber dem Verlag / Datenverwender bzw. der verantwortlichen Stelle (s. oben Punkt 2.)). Ob bzw. inwieweit die nachfolgend genannten Rechte gegeben sind, und welche Daten möglicherweise erfasst sind, richtet sich allein nach der bestehenden Rechtslage gemäß der DSGVO und dem BDSG. Weitergehende Ansprüche sollen mit dem Nachstehenden nicht begründet werden.
a) Recht auf Auskunft
Gemäß Art.15 Abs.1 DS-GVO haben der Abonnent und der Nutzer / die Nutzerin das Recht, Auskunft über ihre von dem Datenverwender verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Gemäß Art.15 Abs.3 DS-GVO haben der Abonnent sowie der Nutzer / die Nutzerin das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zu verlangen. Sie können, soweit diese Auskünfte nicht bereits mit diesen „Datenschutz-Hinweise für die Durchführung von Webseminaren“ erteilt wurden, weitere Auskunft verlangen
aa) über die Verarbeitungszwecke (siehe dazu bereits oben unter Punkt 4.)),
bb) über die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten (siehe dazu bereits oben unter Punkt 3.)),
cc) über die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen seine Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden (siehe dazu bereits oben unter Punkt 7.)),
dd) über die geplante Speicherdauer oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der geplanten Speicherdauer (siehe dazu bereits oben unter Punkt 6.)),
ee) über das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Datenverwender oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung,
ff) über das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde,
gg) über das etwaige Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art.22 Abs.1 und 4 DS-GVO und - zumindest in diesen Fällen - aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für den Auftraggeber (siehe dazu bereits oben unter Punkt 4.)).
b) Recht auf Datenberichtigung und Datenvervollständigung
Gemäß Art.16 DS-GVO haben der Abonnent und der Nutzer / die Nutzerin das Recht, von dem Verlag / Datenverwender eine unverzügliche Berichtigung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit diese unrichtig sein sollten. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben sie das Recht, die Vervollständigung sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, soweit diese unvollständig sein sollten. Diese Vervollständigung kann auch mit Hilfe einer ergänzenden Erklärung geschehen.
c) Recht auf Datenlöschung
aa) Gemäß Art.17 Abs.1 DS-GVO haben der Abonnent und der Nutzer / die Nutzerin das Recht, von Datenverwender zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, wenn einer der folgenden Gründe zutrifft:
(1) Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig (siehe dazu oben unter Punkt 6.)).
(2) Der Abonnent und der Nutzer / die Nutzerin legen gemäß Art.21 Abs.1 DS-GVO aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten ein, zu der der Verlag / Datenverwender zwecks Wahrung eigener berechtigter Interessen gemäß Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 Buchstabe f) DS-GVO befugt ist, und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor.
(3) Die personenbezogenen Daten des Abonnenten und des Nutzers / der Nutzerin wurden unrechtmäßig verarbeitet.
(4) Die Löschung der personenbezogenen Daten des Abonnenten und des Nutzers / der Nutzerin ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Datenverwender unterliegt.
bb) Das Recht des Abonnenten und des Nutzers / der Nutzerin, von dem Datenverwender gemäß Art.17 Abs.1 DS-GVO die unverzügliche Löschung ihrer personenbezogenen Daten unter den oben genannten Voraussetzungen zu verlangen, besteht gemäß Art.17 Abs.3 Buchstabe b) DS-GVO nicht, wenn die (weitere) Verarbeitung der personenbezogenen Daten notwendig zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung ist, der der Verlag / Datenverwender nachkommen muss.
d) Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung
Gemäß Art.18 Abs.1 DS-GVO haben der Abonnent und der Nutzer / die Nutzerin das Recht, von dem Verlag / Datenverwender die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der folgenden Gründe zutrifft:
aa) Der Abonnent und der Nutzer / die Nutzerin bestreiten die Richtigkeit ihrer von dem Verlag / Datenverwender verarbeiteten personenbezogenen Daten für eine Dauer, die es dem Datenverwender ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.
bb) Die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch den Verlag / Datenverwender ist unrechtmäßig, der Abonnent und der Nutzer / die Nutzerin lehnen aber die Löschung der Daten ab und verlangen stattdessen die Einschränkung der Nutzung ihrer personenbezogenen Daten.
cc) Der Verlag / Datenverwender benötigt die Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger (siehe dazu oben unter Punkt 1.) und 6.)), der Abonnent und/oder der Nutzer / die Nutzerin benötigen sie aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
dd) Der Abonnent und der Nutzer / die Nutzerin haben gemäß Art.21 Abs.1 DS-GVO aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten eingelegt, zu der der Verlag / Datenverwender zwecks Wahrung eigener berechtigter Interessen gemäß Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 Buchstabe f) DS-GVO befugt ist, und es steht noch nicht fest, ob die berechtigten Gründe des Verlags / Datenverwenders gegenüber ihren Belangen im Sinne von Art.21 Abs.1 Satz 2 DS-GVO überwiegen.
e) Recht auf Datenübertragbarkeit
aa) Gemäß Art.20 Abs.1 DS-GVO haben der Abonnent und der Nutzer / die Nutzerin das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie der verantwortlichen Stelle bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch die verantwortliche Stelle, denen die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern
(1) die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Art.6 Abs.1 Buchstabe a) DS-GVO oder Art.9 Abs.2 Buchstabe a) oder auf einem Vertrag gemäß Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 Buchstabe b) beruht, und
(2) die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
Ob die oben unter Punkt (2) genannte Voraussetzung zutrifft (Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren) und welche Daten möglicherweise erfasst sind, richtet sich allein nach der bestehenden Rechtslage gemäß der DSGVO und dem BDSG. Ein darüberhinausgehender Anspruch auf Datenübertragbarkeit soll mit dem Vorstehenden nicht begründet werden.
bb) Bei der Ausübung des Rechts auf Datenübertragbarkeit gemäß dem vorstehenden Punkt aa) haben der Abonnent und der Nutzer / die Nutzerin das Recht zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von dem Datenverwender einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist.
f) Widerspruchsrecht
aa) Gemäß Art.21 Abs.1 Satz 1 DS-GVO haben der Abonnent und der Nutzer / die Nutzerin das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten einzulegen, soweit der Verlag / Datenverwender zu der Datenverarbeitung zum Zwecke der Wahrung eigener berechtigter Interessen gemäß Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 Buchstabe f) DS-GVO befugt ist.
bb) Gemäß Art.21 Abs.1 Satz 2 DS-GVO verarbeitet der Verlag / Datenverwender die personenbezogenen Daten des Abonnenten und des Nutzers / der Nutzerin im Falle eines Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, der Verlag / Datenverwender kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten auf Seiten des Abonnenten und des Nutzers / der Nutzerin überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
g) Recht auf Widerruf der Einwilligung zur Datenverarbeitung
Gemäß Art.7 Abs.3 DS-GVO haben der Abonnent und der Nutzer / die Nutzerin im Allgemeinen das Recht, eine von ihnen erteilte Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten zu widerrufen. Dieses Recht besteht im Rahmen der Datenverarbeitung durch den Verlag / Datenverwender nicht, da diese Datenverarbeitung nicht auf einer Einwilligung beruht.
h) Beschwerderecht
Gemäß Art.77 Abs.1 DS-GVO haben der Abonnent und der Nutzer / die Nutzerin (unabhängig von anderen verwaltungsrechtlichen und/oder gerichtlichen Rechtsbehelfen) das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten durch den Verlag / Datenverwender gegen die DS-GVO verstößt.
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