ANWALTLICHE BERATUNG UND VERTRETUNG IM ARBEITSRECHT
BEI KÜNDIGUNG, ABFINDUNG UND AUFHEBUNGSVERTRAG

Rechtlicher Hintergrund

Gemäß § 108 Abs.1 Satz 1 Gewerbeordnung (GewO) sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Arbeitnehmern bei Zahlung des Arbeitsentgelts „eine Abrechnung in Textform zu erteilen“. 

Die Abrechnung muss bestimmte Mindestangaben über die Zusammensetzung der Vergütung enthalten, z.B. über Art und Höhe der Zuschläge oder Zulagen. 
Eine genaue Auflistung der vorgeschriebenen Inhalte von Lohnabrechnungen enthält § 1 Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung (Entgeltbescheinigungsverordnung - EBV).

Abrechnungen müssen nicht unbedingt schriftlich erteilt werden, denn nach § 108 Abs.1 Satz 1 GewO genügt die Textform. 

Das erfordert gemäß § 126b Satz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist und die auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird. Typische Gehaltsabrechnungen in Textform sind PDFs.

Allerdings ist weder in § 108 Abs.1 Satz 1 GewO noch in der EBV die Frage geregelt, was der Arbeitgeber tun muss, um die Abrechnung (in Textform) dem Arbeitnehmer „zu erteilen“.

Dazu haben das Landesarbeitsgericht (LAG) Hamm und später auch das LAG Niedersachsen die Meinung vertreten, dass eine Lohnabrechnung erst dann „erteilt“ ist, wenn sie der Arbeitgeber proaktiv auf den Weg zum Arbeitnehmer bringt. 

Er muss dafür sorgen, dass die Abrechnung in der Weise in den Machtbereich des Arbeitnehmers gelangt, dass er unter gewöhnlichen Umständen von ihr Kenntnis nehmen kann (LAG Hamm, Urteil vom 23.09.2021, 2 Sa 179/21, s. dazu Update Arbeitsrecht 25|2021; LAG Niedersachsen, Urteil vom 16.01.2024, 9 Sa 575/23, s. dazu Update Arbeitsrecht 08|2024).

Damit würde die bloße Bereitstellung von Abrechnungen in eine für den Arbeitnehmer zugängliche digitale Personalakte nicht genügen. Denn dann muss sich der Arbeitnehmer die Abrechnung von dort „abholen“.

LAG Hamm und LAG Niedersachsen argumentierten, dass die „Erteilung“ einer Abrechnung den Anforderungen des § 130 BGB entsprechen muss. Danach muss der Arbeitgeber aktiv mit der Abrechnung auf den Arbeitnehmer zukommen und dafür sorgen, dass diese ihm (wie z.B. eine Versetzungsmitteilung oder Kündigung) im Sinne von § 130 Abs.1 Satz 1 BGB „zugeht“.

Vor kurzem musste das Bundesarbeitsgericht (BAG) den Fall des LAG Niedersachsen überprüfen und kam zum gegenteiligen Ergebnis: Die Pflicht zur Erteilung einer Lohnabrechnung ist eine Holschuld.

Sachverhalt

Eine Verkäuferin, die bei einem Lebensmitteleinzelhändler arbeitete, bekam das letzte Mal eine Gehaltsabrechnung in Papierform für Februar 2022. 
Ab März 2022 erteilte der Arbeitgeber Abrechnungen nur noch digital. Dazu speicherte er sie in einem Mitarbeiterpostfach ab, das er für die Verkäuferin wie für alle anderen Mitarbeiter in einer Cloud eingerichtet hatte. 

Rechtliche Grundlage dieser Art von Abrechnung war eine Konzernbetriebsvereinbarung (KBV) von April 2021 über die Einführung und Anwendung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs. 

Die Verkäuferin widersprach der Erteilung von Abrechnungen über das digitale Mitarbeiterpostfach und verlangte von ihrem Arbeitgeber die Erteilung schriftlicher Lohnabrechnungen. 

Das Arbeitsgericht Braunschweig wies ihre Klage auf Erteilung von 13 Lohnabrechnungen für März 2022 bis März 2023 ab (Urteil vom 26.07.2023, 3 Ca 163/23), während das Landesarbeitsgericht (LAG) Niedersachsen der Klägerin recht gab.

Entscheidung des BAG

Vor dem BAG hatte der Arbeitgeber Erfolg. Das BAG hob das LAG-Urteil auf und verwies den Fall dorthin zurück, um dem LAG die Möglichkeit zu geben, den Fall noch einmal zu prüfen. In der derzeit allein vorliegenden BAG-Pressemitteilung heißt es:

Wenn der Arbeitgeber Lohnabrechnungen in ein digitales Mitarbeiterpostfach einstellt, beachtet er damit die durch § 108 Abs.1 Satz 1 GewO vorgeschriebene Textform, d.h. es liegt eine § 126b Abs.1 BGB entsprechende Erklärung vor.

Das BAG folgte der Meinung des LAG Hamm und des LAG Niedersachsen nicht, die vom Arbeitgeber weitergehende Maßnahmen der Übersendung der Abrechnungen an den Arbeitnehmer verlangten. 

Denn der Anspruch auf eine Gehaltsabrechnung ist eine Holschuld, so das BAG. Daher kann der Arbeitgeber die Pflicht zur Abrechnung erfüllen, ohne dass er für den Zugang der Abrechnung beim Arbeitnehmer verantwortlich wäre.

Daher genügt es, dass der Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen für die Arbeitnehmer digital bereitstellt. 

Dabei muss er aber die berechtigten Interessen von Arbeitnehmern berücksichtigen, die privat nicht über die Möglichkeit eines Online-Zugriffs verfügen. 
Dazu verpflichtete die KBV von April 2021 den Arbeitgeber, es Arbeitnehmern zu ermöglichen, Unterlagen einzusehen und auszudrucken, falls sie keine Möglichkeit hatten, über ein privates Endgerät auf die im Mitarbeiterpostfach hinterlegten Dokumente zuzugreifen.

Daher kam das BAG zu dem Ergebnis, dass die in der KBV geregelte digitale Bereitstellung von Lohnabrechnungen nicht unverhältnismäßig in die Rechte der Arbeitnehmer eingreift. Im Übrigen war die KBV notwendig, um das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gemäß § 87 Abs.1 Nr.6 BetrVG zu wahren.

Praxishinweis

Arbeitgeber erfüllen ihre Pflicht zur Lohnabrechnung in Textform, wenn sie die Abrechnungen als elektronische Dokumente in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellen.

Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 28.01.2025, 9 AZR 48/24 (Pressemitteilung des Gerichts)

Landesarbeitsgericht Niedersachsen, Urteil vom 16.01.2024, 9 Sa 575/23

Landesarbeitsgericht Hamm, Urteil vom 23.09.2021, 2 Sa 179/21