Mus­ter­schrei­ben: Ein­wil­li­gung zur Ver­ar­bei­tung von Ge­sund­heits­da­ten im Rah­men ei­nes BEM

Ar­beit­ge­ber brau­chen zur Durch­füh­rung ei­nes be­trieb­li­chen Ein­glie­de­rungs­ma­nage­ments (BEM), auch wenn der Ar­beit­neh­mer dem BEM an sich zu­stimmt, im­mer auch ei­ne ge­son­der­te da­ten­schutz­recht­li­che Ein­wil­li­gungs­er­klä­rung des Ar­beit­neh­mers ge­mäß Art.9 Abs.2 Buch­sta­be a) Da­ten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DS-GVO).

Mit der Ein­wil­li­gungs­er­klä­rung stimmt der Ar­beit­neh­mer der Ver­ar­bei­tung sei­ner be­son­ders schutz­be­dürf­ti­gen Ge­sund­heits­da­ten im Rah­men ei­nes BEM zu.

Die Not­wen­dig­keit ei­ner aus­drück­li­chen Ein­wil­li­gung er­gibt sich dar­aus, dass Ar­beit­ge­ber da­ten­schutz­recht­lich kraft Ge­set­zes nur da­zu ver­pflich­tet sind, dem Ar­beit­neh­mer ein BEM an­zu­bie­ten. Ob der Ar­beit­neh­mer ei­nem BEM zu­stimmt, kann er frei ent­schei­den, und ein BEM da­her auch je­der­zeit ab­bre­chen. Des­halb be­nö­ti­gen Ar­beit­ge­ber für das ei­gent­li­che BEM im­mer ei­ne aus­drück­li­che da­ten­schutz­recht­li­che Ein­wil­li­gung des be­trof­fe­nen Ar­beit­neh­mers.

Die da­ten­schutz­recht­li­che Ein­wil­li­gungs­er­klä­rung ist nicht be­reits in der Zu­stim­mung des Ar­beit­neh­mers zum BEM ent­hal­ten, d.h. sie ist in Form ei­ner da­von ge­trenn­ten ge­son­der­ten Er­klä­rung ab­zu­ge­ben. Die Ein­wil­li­gungs­er­klä­rung muss in der Re­gel schrift­lich ab­ge­ge­ben wer­den (§ 26 Abs.2 Satz 3 Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz - BDSG). Der Ar­beit­neh­mer kann die Ein­wil­li­gung je­der­zeit wi­der­ru­fen (Art.7 Abs.3 DS-GVO). Über sein Wi­der­rufs­recht muss der Ar­beit­neh­mer bei Ab­ga­be sei­ner Ein­wil­li­gungs­er­klä­rung in Text­form in­for­miert wer­den (Art.7 Abs.3 Satz 3 DS-GVO, § 26 Abs.2 Satz 4 BDSG).

Wir emp­feh­len Ar­beit­ge­bern, dass die von ih­nen ver­wen­de­te da­ten­schutz­recht­li­che Ein­wil­li­gungs­er­klä­rung zur Ab­si­che­rung des Ar­beit­neh­mers den aus­drück­li­chen Hin­weis ent­hält, dass sich der Ar­beit­ge­ber aus­schließ­lich auf die Ein­wil­li­gung des Ar­beit­neh­mers stützt, um die Ver­ar­bei­tung sen­si­bler Ge­sund­heits­da­ten im Rah­men des BEM da­ten­schutz­recht­lich ab­zu­si­chern.

Denn an­dern­falls, d.h. wenn die Be­ru­fung auf an­de­re da­ten­schutz­recht­li­che Er­laub­nis­se nicht aus­ge­schlos­sen wä­re, hät­te ei­ne Wi­der­rufs­er­klä­rung mög­li­cher­wei­se kei­ne recht­li­chen Aus­wir­kun­gen auf die wei­te­re Da­ten­ver­ar­bei­tung. Sie wä­re trotz des Wi­der­rufs wei­ter­hin (ganz oder teil­wei­se) recht­mä­ßig, so­weit sie durch an­de­re Rechts­grund­la­gen ge­recht­fer­tigt wä­re. Da­ten­schutz­recht­li­che Ein­wil­li­gungs­er­klä­run­gen sind we­nig wert, wenn sie nicht die ein­zi­ge Rechts­grund­la­ge für ei­ne Da­ten­ver­ar­bei­tung sind. Der Ver­zicht auf an­de­re da­ten­schutz­recht­li­che Er­laub­nis­se soll­te be­reits in der Ein­la­dung zum BEM ent­hal­ten sein.

"Fa.
Mus­ter GmbH
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11111 Mus­ter­stadt
Mus­ter­stadt, XX.XX.20XX

Da­ten­schutz­recht­li­che Ein­wil­li­gungs­er­klä­rung

Mit Schrei­ben mei­nes Ar­beit­ge­bers, Fa. Mus­ter­fir­ma, vom XX.XX.20XX wur­de ich aus­führ­lich über die Zie­le des be­trieb­li­chen Ein­glie­de­rungs­ma­nage­ments (BEM) so­wie auf Art und Um­fang der hier­für er­ho­be­nen und ver­wen­de­ten Da­ten in­for­miert. Der Durch­füh­rung des BEM ha­be ich grund­sätz­lich zu­ge­stimmt.

Im Rah­men des ge­plan­ten BEM wird es vor­aus­sicht­lich da­zu kom­men, dass ei­ni­ge mei­ner Ge­sund­heits­da­ten, die als be­son­ders schutz­be­dürf­ti­ge Da­ten im Sin­ne von Art.9 Abs.1 der Da­ten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DS-GVO) an­zu­se­hen sind, im ver­ar­bei­tet wer­den. Zur Preis­ga­be die­ser und ähn­li­cher Da­ten im Rah­men des BEM bin ich recht­lich nicht ver­pflich­tet.

Bei den Ge­sund­heits­da­ten han­delt es sich ins­be­son­de­re um die Auf­stel­lung von Fehl­zei­ten, um ärzt­li­che und/oder psy­cho­lo­gi­sche Dia­gno­sen, um Be­fund-Un­ter­la­gen, um ärzt­li­che Stel­lung­nah­men und Emp­feh­lun­gen, um The­ra­pie­emp­feh­lun­gen und The­ra­pie­be­rich­te, um Ein­schät­zun­gen mei­nes Ge­sund­heits- bzw. Krank­heits­zu­stan­des durch mich selbst oder durch BEM-Teil­neh­mer, um Ge­sprächs­pro­to­kol­le, um Be­rich­te über Ar­beits­ver­su­che und über Maß­nah­men der stu­fen­wei­sen Wie­der­ein­glie­de­rung, so­wie um Do­ku­men­ta­tio­nen über in­ner­be­trieb­li­che Maß­nah­men wie Ar­beits­zei­tän­de­run­gen, Auf­ga­ben­än­de­run­gen und/oder Ver­set­zun­gen. Dar­über hin­aus wer­den auch an­de­re per­so­nen­be­zo­ge­ne Da­ten im Rah­men des BEM ver­ar­bei­tet, wie ins­be­son­de­re mei­ne per­sön­li­chen Stamm­da­ten so­wie mei­ne So­zi­al­da­ten.

Ei­ne Ver­ar­bei­tung die­ser Da­ten kann durch Spei­che­rung in ei­ner (di­gi­tal und in Pa­pier ge­führ­ten) BEM-Ak­te er­fol­gen, die von mei­ner all­ge­mei­nen Per­so­nal­ak­te ge­trennt ist, so­wie auch - oh­ne Spei­che­rung in ei­nem Da­tei­sys­tem - da­durch, dass über die­se Da­ten im Rah­men von BEM-Ge­sprä­chen ge­spro­chen wird (§ 26 Abs.7 Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz - BDSG).

Die oben ge­nann­ten Da­ten wer­den aus­schließ­lich im Rah­men des BEM bzw. der Zweck­set­zung des BEM ver­wen­det, und zwar aus­schließ­lich durch die­je­ni­gen Per­so­nen, mit de­ren Be­tei­li­gung an dem BEM ich mich ein­ver­stan­den er­klärt ha­be. Die­se Per­so­nen un­ter­lie­gen ei­ner Pflicht zur Ver­schwie­gen­heit, die sie durch aus­drück­li­che per­sön­li­che Er­klä­rung zur Ver­schwie­gen­heits­pflicht be­stä­tigt ha­ben.

Mein Ar­beit­ge­ber, Fa. Mus­ter­fir­ma, hat mir zu­ge­si­chert, dass er die im Rah­men des BEM von mir of­fen­ge­leg­ten Da­ten (ins­be­son­de­re Ge­sund­heits­da­ten) aus­schließ­lich auf der Grund­la­ge die­ser Ein­wil­li­gung, die ich je­der­zeit mit Wir­kung für die Zu­kunft wi­der­ru­fen kann (Art.7 Abs.3 DS-GVO), ver­ar­bei­ten wird. Das be­deu­tet, dass der Ar­beit­ge­ber auf ei­ne ggf. be­ste­hen­de an­de­re da­ten­schutz­recht­li­che Recht­fer­ti­gung der Da­ten­ver­ar­bei­tung ver­zich­tet.

Durch den Wi­der­ruf der Ein­wil­li­gung wird die bis da­hin er­folg­te Da­ten­ver­ar­bei­tung zwar nicht wi­der­recht­lich, d.h. de­ren Recht­mä­ßig­keit wird durch den Wi­der­ruf nicht be­rührt (Art.7 Abs.3 Satz 3 DS-GVO). Im Fal­le ei­nes Wi­der­rufs darf der Ar­beit­ge­ber al­ler­dings die von mir im Rah­men des BEM preis­ge­ge­be­nen Da­ten (ins­be­son­de­re Ge­sund­heits­da­ten) ab so­fort nicht mehr wei­ter ver­ar­bei­ten.

Die­se Da­ten und Un­ter­la­gen dür­fen, so­weit sie im Rah­men des BEM er­ho­ben wur­den, nur mit mei­ner Zu­stim­mung an drit­te Stel­len (z.B. Be­hör­den) wei­ter­ge­ge­ben wer­den.

Ich ha­be das Recht, die BEM-Ak­te je­der­zeit ein­zu­se­hen. Im Üb­ri­gen kön­nen nur die­je­ni­gen Per­so­nen die BEM-Ak­te ein­se­hen, de­ren Be­tei­li­gung am BEM ich zu­ge­stimmt ha­be. Die BEM-Ak­te bzw. al­le im Rah­men des BEM er­ho­be­nen Da­ten wer­den spä­tes­tens drei Jah­re nach Ab­schluss des BEM ver­nich­tet oder an mich her­aus­ge­ge­ben. Ko­pi­en dür­fen nicht an­ge­fer­tigt wer­den.

Soll­te ich die da­ten­schutz­recht­li­che Ein­wil­li­gungs­er­klä­rung wi­der­ru­fen oder aus dem Ar­beits­ver­hält­nis aus­schei­den, wer­den die BEM-Ak­te bzw. al­le im Rah­men des BEM er­ho­be­nen Da­ten un­ver­züg­lich nach dem Wi­der­ruf bzw. mei­nem Aus­schei­den aus dem Ar­beits­ver­hält­nis ver­nich­tet.

Mit der Ver­ar­bei­tung mei­ner oben ge­nann­ten Da­ten im Rah­men des BEM bin ich ein­ver­stan­den.

Mus­ter­stadt, den XX.XX.20XX

Max Mus­ter­mann / Ma­ria Mus­ter­mann

(Un­ter­schrift)“

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