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Abmahnung und Fristen

Lesen Sie hier, warum der Ausspruch einer Abmahnung nicht fristgebunden ist, Abmahnungen aber nicht unbegrenzt lange in der Personalakte bleiben dürfen.
Weiterhin finden Sie Informationen zu der Frage, warum der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer im Allgemeinen keine Frist zur Verhaltensänderung einräumen muss und warum abgemahnte Arbeitnehmer ihrerseits keine Fristen einhalten müssen, wenn sie gegen eine Abmahnung klagen möchten.
Außerdem finden Sie hier Hinweise dazu, wann Abmahnungen ihre Warnfunktion verlieren und daher aus der Personalakte entfernt werden sollten und innerhalb welcher Frist der Arbeitgeber nach erteilter Abmahnung auf einen Wiederholungsfall durch eine außerordentliche Kündigung reagieren sollte.
von Rechtsanwalt Dr. Martin Hensche, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Berlin
- Wenn der Arbeitnehmer einen Pflichtverstoß begeht: Innerhalb welcher Fristen kann der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen?
- Muss der Arbeitgeber in der Abmahnung eine Frist zur Verhaltensänderung einräumen?
- Gibt es Fristen, innerhalb deren der Arbeitnehmer einer Abmahnung widersprechen muss?
- Gibt es Fristen, innerhalb deren der Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung klagen muss?
- Gibt es Fristen, innerhalb deren eine Abmahnung ihre Wirkung verliert?
- Gibt es Fristen, innerhalb deren eine Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen ist?
- Innerhalb welcher Fristen muss der Arbeitgeber - nach erteilter Abmahnung - im Wiederholungsfall eine Kündigung aussprechen?
- Wo finden Sie mehr zum Thema Abmahnung und Fristen?
- Was können wir für Sie tun?
Wenn der Arbeitnehmer einen Pflichtverstoß begeht: Innerhalb welcher Fristen kann der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen? 
Viele Arbeitgeber meinen, sie hätten nicht allzu viel Zeit, auf einen Pflichtverstoß des Arbeitnehmers mit einer Abmahnung zu reagieren.
Das ist unrichtig, denn für die Erteilung einer Abmahnung gelten gar keine Fristen. Arbeitgeber können daher auch Vorfälle, die bereits lange zurückliegen, u. U. ein oder sogar zwei Jahre, zum Gegenstand einer Abmahnung machen. Das kommt in der Praxis auch gar nicht so selten vor, so z. B. dann, wenn der Arbeitgeber einen Kündigungsschutzprozess über eine verhaltensbedingte Kündigung geführt und verloren hat. Dann will er nach Abschluss des Verfahrens zumindest den streitigen Pflichtverstoß abmahnen. Die Abmahnung wird dann aber lange Zeit nach dem Pflichtverstoß ausgesprochen.
Was für den Arbeitgeber gilt, gilt auch für den Arbeitnehmer. Auch er braucht keine Fristen einzuhalten, wenn er aufgrund eines Fehlverhaltens des Arbeitgebers eine Abmahnung erteilt. Daher können Arbeitnehmer, wenn sie z.B. Verzögerungen bei der Lohnzahlung abmahnen, auch länger zurückliegende Zahlungsverzögerungen zum Gegenstand ihrer Abmahnung machen. Nähere Informationen zu der Frage, warum der Ausspruch einer Abmahnung im Falle des Zahlungsverzugs sinnvoll sein kann, finden Sie unter Handbuch Arbeitsrecht: Lohnrückstand - Arbeitnehmerrechte.
Zeitliche Grenzen der Berechtigung zum Ausspruch einer Abmahnung ergeben sich auch nicht aus arbeitsvertraglichen oder tarifvertraglichen Ausschlussfristen. Denn die Vertragsstörung, die durch den nicht abgemahnten Vorfall hervorgerufen wird, dauert andauernd weiter fort.
Letztlich gibt es nur dann eine zeitliche Grenze für den Ausspruch einer Abmahnung, wenn weitere Umstände hinzukommen und zusammen mit dem Zeitablauf dazu führen, dass das Recht zum Ausspruch einer Abmahnung verwirkt ist. Das ist z. B. dann der Fall, wenn der Arbeitgeber einen Pflichtverstoß bereits durch eine Ermahnung oder eine vergleichbare Rüge beanstandet hat. Denn eine Ermahnung enthält in der Regel keine Androhung einer Kündigung für den Wiederholungsfall und ist daher im Vergleich zu einer Abmahnung das mildere Mittel. Hat der Arbeitgeber daher einen Pflichtverstoß zum Anlass für eine Ermahnung genommen und hat sich der Arbeitnehmer daraufhin längere Zeit keinen erneuten Pflichtverstoß (derselben Art) zuschulden kommen lassen, ist das Recht zur Abmahnung verwirkt.
Muss der Arbeitgeber in der Abmahnung eine Frist zur Verhaltensänderung einräumen? 
Nein, das muss er in den allermeisten Fällen nicht, da der abgemahnte Pflichtverstoß meistens ein zeitlich konkretes Fehlverhalten ist, so dass der Arbeitgeber nur verlangt, dass sich so etwas nicht wiederholt.
Möglich sind aber auch Pflichtverstöße des Arbeitnehmers, die zu einem vertragswidrigen Dauerzustand führen, den man aus faktischen Gründen nicht sofort abstellen kann.
BEISPIEL: Der Arbeitnehmer verstößt gegen seine arbeitsvertragliche Pflicht zum Unterlassen von Wettbewerb, indem er eine Webseite erstellt hat, auf der er sowohl Produkte oder Dienstleistungen anbietet, die mit dem Geschäft des Arbeitgebers nichts zu tun haben, als auch solche, mit den er dem Arbeitgeber Konkurrenz macht. Dann sollte der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer in der Abmahnung eine Frist setzen, die gegen das Wettbewerbsverbot verstoßenden Inhalte der Webseite zu löschen, da so etwas rein technisch einige Tage Zeit in Anspruch nimmt.
Obwohl der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer in einer Abmahnung meist keine Frist zur Verhaltensänderung setzen muss, muss er ihm immer soviel Zeit gewähren, dass er die Chance eines vertragsgemäßen Verhaltens hat. Eine Abmahnung, der am selben Tag bereits die verhaltensbedingte Kündigung folgt, steht in dem Verdacht des Rechtsmissbrauchs, d.h. der Arbeitgeber wollte hier möglicherweise gar keine Verhaltensänderung erreichen, sondern nur eine formaljuristische Pflichtvoraussetzung für eine Kündigung „abhaken“, zu der er bereits bei Ausspruch der Abmahnung fest entschlossen war.
BEISPIEL: Der Arbeitnehmer hat eine per E-Mail erteilte fristgebundene Arbeitsanweisung, die ihn am Montag abend kurz vor Dienstende erreichte, nicht bis zum geforderten Erledigungstermin (Mittwoch früh) erfüllt. Daraufhin wird ihm am Mittwoch vormittag eine Abmahnung erteilt. In der Abmahnung wird nochmals aufgefordert, die am Montag abend erteilte Arbeitsanweisung zu erledigen, und zwar bis um 15:00 Uhr desselben Tages (Mittwoch). Um 15:30 Uhr erhält der Arbeitnehmer die Kündigung. Hier ist der Arbeitgeber zu überstürzt vorgegangen, so dass der Arbeitnehmer wahrscheinlich mit Erfolg einwenden kann, dass ihm am Mittwoch zwischen Abmahnung und Kündigung keine ausreichende Zeit zu einer Verhaltensänderung gelassen wurde.
Gibt es Fristen, innerhalb deren der Arbeitnehmer einer Abmahnung widersprechen muss? 
Nein, feste Fristen für einen Widerspruch oder eine Gegendarstellung gegen eine Abmahnung gibt es nicht.
Der Arbeitnehmer hat nämlich keine Obliegenheit, zu einer aus seiner Sicht unrichtigen Abmahnung überhaupt irgendwelche Erklärungen abzugeben. Er hat vielmehr das Recht, sich zu einer aus seiner Sicht unberechtigten Abmahnung in Schweigen zu hüllen, und zwar so lange, wie es ihm richtig scheint.
Da aber der Ausspruch einer unberechtigten Abmahnung und ihre Dokumentation in der Personalakte das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers fortlaufend erschwert und sein Persönlichkeitsrecht andauernd verletzt, kann er jederzeit, auch lange nach Ausspruch einer Abmahnung, einen Widerspruch oder eine Gegendarstellung zur Personalakte reichen.
Eine Frist zur Erklärung eines Widerspruchs bzw. einer Gegendarstellung folgt auch nicht aus arbeitsvertraglichen oder tarifvertraglichen Ausschlussfristen. Denn die Verletzung des Persönlichkeitsrechts, die durch eine unberechtigte Abmahnung verursacht wird, dauert weiter an, solange der Arbeitgeber an der Berechtigung der Abmahnung festhält. So lange aber muss es auch dem Arbeitnehmer erlaubt sein, Gegenerklärungen abzugeben.
Gibt es Fristen, innerhalb deren der Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung klagen muss? 
Nein, auch für eine Klage auf Entfernung einer unberechtigten Abmahnung aus der Personalakte gibt es aus den oben genannten Gründen keinerlei Fristen, die der Arbeitnehmer beachten muss: Solange eine unberechtigte Abmahnung in der Personalakte dokumentiert ist und der Arbeitgeber an deren Berechtigung festhält, ist der Arbeitnehmer in seinem beruflichen Fortkommen beeinträchtigt und sein Persönlichkeitsrecht verletzt. Demzufolge hat er, solange dieser Zustand andauert, einen jeden Tag erneut entstehenden Anspruch auf Beseitigung dieser Rechtsbeeinträchtigungen.
Aus diesem Grund kann eine Klage auch nicht daran scheitern, dass der Anspruch auf Entfernung einer unberechtigten Abmahnung aus der Personalakte mittlerweile verjährt wäre.
Gibt es Fristen, innerhalb deren eine Abmahnung ihre Wirkung verliert? 
Wenn ein abgemahnter Arbeitnehmer über längere Zeit hinweg seine Vertragspflichten gewissenhaft erfüllt und das abgemahnte Verhalten unterlässt, verliert die Abmahnung auch dann, wenn sie ursprünglich einmal berechtigt war, ihre Warnfunktion und damit rechtliche Wirkung als Vorstufe zu einer verhaltensbedingten Kündigung.
Der Arbeitgeber muss dann im Falle einer „Wiederholung“ vor Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung erneut eine Abmahnung aussprechen, und kündigt er statt dessen aus verhaltensbedingten Gründen, wird ihm das Arbeitsgericht entgegenhalten, dass statt der Kündigung als milderes Mittel eine Abmahnung möglich gewesen wäre.
BEISPIEL: Ein Arbeitnehmer wird im ersten Jahr der Beschäftigung abgemahnt, da er mehrfach zu spät bei der Arbeit kommt. Danach erscheint er fünf Jahre lang pünktlich, und auch arbeitsbedingte Erkrankungen meldet er dem Arbeitgeber spätestens zu Dienstbeginn. Dann kommt es erneut zu einer unentschuldigten Verspätung von zwei Stunden. Der Arbeitgeber kündigt aus verhaltensbedingten Gründen und meint, dazu berechtigt zu sein, da er die Unpünktlichkeit des Arbeitnehmers ja bereits abgemahnt hatte und daher jetzt ein Wiederholungsfall vorliege. Die Kündigung ist unwirksam, da die fünf Jahre alte Abmahnung nach einer so langen Zeit des korrekten Verhaltens keine Warnfunktion mehr hat, und weil dem Arbeitnehmer aufgrund der langen Dauer des Wohlverhaltens zuzumuten ist, anstelle einer verhaltensbedingten Kündigung erneut eine Abmahnung auszusprechen.
Eine allgemein anerkannte Zeitdauer, nach der eine ursprünglich berechtigte Abmahnung ihre Warnfunktion verliert und daher nicht mehr zur Begründung einer Kündigung taugt, gibt es aber nicht.
Viele Arbeitsgerichte sehen aber bei „normalen“ Verfehlungen wie bei Verspätungen, bei der Nichtbefolgung von Arbeitsanweisungen oder bei verspäteten Krankmeldungen schon zwei oder drei Jahre des Wohlverhaltens als lange Zeitspanne an. Nach spätestens fünf Jahren ist eine solche "normale Abmahnung" daher, falls es keinen Wiederholungsfall gab, unwirksam geworden. Bei Abmahnungen, die erhebliche Verfehlungen im Vertrauensbereich betreffen (kriminelles Verhalten, massive Schädigung der Arbeitgeberinteressen), gilt aber auch keine "Fünfjahres-Grenze".
Vor diesem Hintergrund enden Klagen auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte oft mit einem gerichtlichen Vergleich. Ein solcher Vergleich sieht dann vor, dass die streitige Abmahnung innerhalb einer meist kurzen Zeit von ein bis zwei Jahren aus der Personalakte zu entfernen ist. Mit solchen kurzen Fristen wird die Tatsache berücksichtigt, dass die im Prozess streitige Abmahnung ja bereits vor dem Vergleichsabschluss einige Zeit in der Personalakte war.
Gibt es Fristen, innerhalb deren eine Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen ist? 
Theoretisch schon, aber das Bundesarbeitsgericht (BAG) legt sich hier nicht fest.
Klar ist nach der aktuellen BAG-Rechtsprechung nur, dass zwei bis drei Jahre nach Ausspruch einer berechtigten Abmahnung nicht genügen, um die Entfernung aus der Personalakte zu verlangen. Denn dann kann die Abmahnung zwar ihre Warnfunktion verloren haben, d.h. sie nicht mehr als Vorstufe zu einer Kündigung wegen eines Wiederholungsfalls taugen, aber trotzdem kann der Arbeitgeber gute Gründe für die weitere Aufbewahrung haben, so jedenfalls das BAG.
Solche Gründe können darin bestehen, bei künftigen Beförderungsentscheidungen auch "alte" Abmahnung zu berücksichtigen. Ein anderer guter Grund könnte darin bestehen, dass es bei künftigen Kündigungsschutzklagen darauf ankommen kann, den langjährigen "beanstandungsfreien" Verlauf des Arbeitsverhältnisses zu dokumentieren, und auch hier können "alte" Abmahnungen eine Rolle spielen.
Daher kann man nach der aktuellen BAG-Rechtsprechung nicht mehr sagen, dass nach drei oder spätestens vier Jahren auch berechtigte Abmahnungen in der Regel aus der Personalakte entfernt werden müssen (sie dazu Arbeitsrecht aktuell: 13/020 Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte).
Allerdings gibt es Höchstfristen, bis zu denen Abmahnungen in der Personalakte dokumentiert werden dürfen, manchmal in Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen.
Innerhalb welcher Fristen muss der Arbeitgeber - nach erteilter Abmahnung - im Wiederholungsfall eine Kündigung aussprechen? 
Das hängt davon ab, welche Art von verhaltensbedingter Kündigung der Arbeitgeber aufgrund des Wiederholungsfalls in Betracht zieht.
Will er eine außerordentliche und fristlose Kündigung aussprechen, muss er die Zweiwochenfrist des § 626 Abs. 2 Satz 2 BGB beachten. Diese Vorschrift lautet:
„Die Kündigung kann nur innerhalb von zwei Wochen erfolgen. Die Frist beginnt mit dem Zeitpunkt, in dem der Kündigungsberechtigte von den für die Kündigung maßgebenden Tatsachen Kenntnis erlangt.“
Nähere Informationen zu der Frage, unter welchen Umständen der Arbeitgeber die Zweiwochenfrist eingehalten hat, finden Sie unter Handbuch Arbeitsrecht: Kündigung - Außerordentliche Kündigung.
Will der Arbeitgeber dagegen aufgrund des Wiederholungsfalls keine außerordentliche fristlose, sondern eine ordentliche verhaltensbedingte Kündigung aussprechen, hat er keine gesetzlichen Fristen für den Ausspruch seiner Kündigung zu beachten.
Wo finden Sie mehr zum Thema Abmahnung und Fristen? 
Weitere Informationen, die Sie im Zusammenhang mit dem Thema Abmahnung und Fristen interessieren könnten, finden Sie hier:
- Handbuch Arbeitsrecht: Abmahnung
- Handbuch Arbeitsrecht: Abmahnung und Diebstahl
- Handbuch Arbeitsrecht: Abmahnung und Ermahnung
- Handbuch Arbeitsrecht: Abmahnung und Gründe, Abmahnungsgründe
- Handbuch Arbeitsrecht: Abmahnung und Kündigung
- Handbuch Arbeitsrecht: Abmahnung und Rechtsschutz
- Handbuch Arbeitsrecht: Ausschlussfrist
- Handbuch Arbeitsrecht: Lohnrückstand - Arbeitnehmerrechte
- Handbuch Arbeitsrecht: Kündigung - Außerordentliche Kündigung
- Handbuch Arbeitsrecht: Kündigung - Fristlose Kündigung
- Handbuch Arbeitsrecht: Wettbewerbsverbot
- Übersicht Handbuch Arbeitsrecht
- Tipps und Tricks: Was tun bei Abmahnung?
Kommentare unseres Anwaltsteams zu aktuellen Fragen rund um das Thema Abmahnung und Fristen finden Sie hier:
- Arbeitsrecht aktuell: 19/170 Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte wegen Datenschutzes nach der DS-GVO
- Arbeitsrecht aktuell: 13/154 Fristlose Kündigung wegen Tätlichkeit
- Arbeitsrecht aktuell: 13/020 Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte
- Arbeitsrecht aktuell: 11/139 Erst Abmahnung, dann Kündigung?
- Arbeitsrecht aktuell: 11/089 Fristlose Eigenkündigung ohne vorherige Abmahnung?
Letzte Überarbeitung: 3. August 2019
Was können wir für Sie tun? 
![]() Wenn Sie eine Abmahnung oder eine (fristlose und/oder außerordentliche) Kündigung erhalten haben und Sie sich überlegen, dagegen vorzugehen, beraten wir Sie jederzeit gerne. Je nach Lage des Falles bzw. entsprechend Ihren Wünschen treten wir entweder nach außen nicht in Erscheinung oder aber wir verhandeln in Ihrem Namen mit Ihrem Arbeitgeber bzw. mit den Vertetern der Gesellschafter. Für eine möglichst rasche und effektive Beratung benötigen wir folgende Unterlagen:
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