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Arbeitsvertrag und allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) - Empfangsbestätigung

Auf dieser Seite finden Sie Informationen darüber, was eine Empfangsbestätigung ist, wann und wofür Arbeitgeber diese verlangen und ob es sich dabei um allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Arbeitgebers handelt.
Des Weiteren erfahren Sie hier, worauf man bei Empfangsbestätigungen achten sollte und ob sich der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag die Aushändigung ergänzender Dokumente bestätigen lassen kann.
von Rechtsanwalt Dr. Martin Hensche, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Berlin
- Was ist eine Empfangsbestätigung?
- Wann und wofür verlangen Arbeitgeber Empfangsbestätigungen?
- Sind Empfangsbestätigungen allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Arbeitgebers?
- Kann sich der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag die Aushändigung ergänzender Dokumente bestätigen lassen?
- Worauf sollte man bei Empfangsbestätigungen achten?
- Wo finden Sie mehr zum Thema Arbeitsvertrag und allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) - Empfangsbestätigung?
- Was können wir für Sie tun?
Was ist eine Empfangsbestätigung? 
Wer eine Empfangsbestätigung abgibt, erklärt damit, dass er bestimmte Sachen wie z.B. Schriftstücke, ein Notebook, ein Mobiltelefon oder einen Firmenschlüssel erhalten hat. Wenn hinterher streitig wird, ob es wirklich zur Aushändigung der Sachen gekommen ist, deren Empfang bestätigt wurde, liegt die Beweislast bei demjenigen, der die Empfangsbestätigung abgegeben hat.
BEISPIEL: Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber schriftlich den Empfang einer allgemeinen Arbeitsanweisung zum Thema Rauchverbot im Betrieb bestätigt. Als der Arbeitnehmer später am Arbeitsplatz raucht und dafür abgemahnt wird, verteidigt er sich gegen die Abmahnung mit dem Argument, er habe die Arbeitsanweisung zum Thema Rauchverbot nie bekommen.
Hier befindet sich der Arbeitnehmer in einer schwierigen Beweissituation, da aufgrund der Empfangsbestätigung davon auszugehen ist, dass er Arbeitsanweisung eben doch erhalten hat. Sollte es auf diese Frage in einem Gerichtsprozess ankommen, den Arbeitnehmer mit dem Ziel der Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte führt, muss der Arbeitnehmer den Nicht-Erhalt der Arbeitsanweisung beweisen.
Ein solcher Beweis ist oft schwierig, kann aber gelingen, z.B. wenn die Empfangsbestätigung ein bestimmtes Datum für die angebliche Aushändigung der Arbeitsanweisung angibt, der Arbeitnehmer aber beweisen kann, dass er an diesem Tag gar nicht im Betrieb war.
Wann und wofür verlangen Arbeitgeber Empfangsbestätigungen? 
Arbeitgeber lassen sich beim Abschluss des Arbeitsvertrags oft bestätigen, dass der Arbeitnehmer bestimmte ergänzende Dokumente erhalten hat, wie z.B. Arbeitsanweisungen, eine Betriebsordnung oder allgemeine Arbeitsbedingungen. Empfangsbestätigungen werden auch oft verlangt, wenn Arbeitnehmer Sachen des Arbeitgebers zum dauerhaften Gebrauch erhalten wie z.B. Mobiltelefone, Notebooks, Firmenschlüssel oder Dienstwagen.
Darüber hinaus sind auch bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen Empfangsbestätigungen üblich, wobei der Arbeitnehmer hier meist die Aushändigung seiner Arbeitspapiere quittieren soll. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter Handbuch Arbeitsrecht: Arbeitsrecht und allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) - Ausgleichsquittung.
Sind Empfangsbestätigungen allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Arbeitgebers? 
Gemäß § 305 Abs.1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sind allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB):
- vorformulierte Vertragsbedingungen,
- die für eine Vielzahl von Verträgen ausgearbeitet wurden, und
- die eine Vertragspartei, der AGB-Verwender, der anderen Vertragspartei bei Abschluss eines Vertrags stellt.
Wie diese Definition deutlich macht, sind AGB das „Kleingedruckte“ eines Vertrags. Auch in Arbeitsverträgen kommen AGB oft vor, wobei der Arbeitgeber derjenige ist, der die AGB zur Vertragsausgestaltung in seinem Interesse entwirft und dem Arbeitnehmer zur Annahme stellt. Vertragsbestimmungen sind keine AGB, wenn sie individuell ausgehandelt sind, was bei Arbeitsverträgen meist nur bei Hauptleistungspflichten wie z.B. dem Arbeitslohn oder der wöchentlichen Arbeitszeit der Fall ist - wenn überhaupt, da auch die Arbeitszeit und Bezahlung oftmals einseitig und formularvertraglich vom Arbeitgeber vorgegeben werden. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Handbuch Arbeitsrecht: Arbeitsvertrag und allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB).
Empfangsbestätigungen sind praktisch immer AGB. Sie betreffen recht „uninteressante“ Nebenpflichten wie z.B. Pflicht des Arbeitnehmers zur Herausgabe von Sachen, die er vom Arbeitgeber erhalten hat. Daher werden sich Arbeitnehmer kaum jemals die Mühe machen, die Einzelheiten von Empfangsbestätigungen mit dem Arbeitgeber auszuhandeln, sondern werden sie praktisch immer kurz überfliegen und dann „abnicken“.
Als AGB sind an Empfangsbestätigungen insbesondere folgende Anforderungen zu stellen:
- Sie dürfen nicht an versteckter Stelle in den Vertrag hineingemogelt werden (sonst sind sie als „überraschende Klauseln“ zu bewerten und werden nicht Vertragsbestandteil, § 305c Abs.1 BGB). Am besten werden Empfangsbestätigungen unter einer Überschrift wie z.B. „Empfangsbestätigung“ oder „Unterlagen“ in den Vertrag aufgenommen.
- Empfangsbestätigungen müssen für einen „durchschnittlichen“ Arbeitnehmer klar und verständlich sein (sonst sind sie nicht „transparent“ und haben aus diesem Grund keine Geltung, § 307 Abs.1 Satz 2 BGB).
- Empfangsbestätigungen dürfen keine unangemessene Benachteiligung des Arbeitnehmers enthalten (sonst haben sie aus diesem Grund keine Geltung, § 307 Abs.1 Satz 1, Abs.2 BGB).
Kann sich der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag die Aushändigung ergänzender Dokumente bestätigen lassen? 
Ja, allerdings muss er dabei § 309 Nr.12 b) BGB beachten. Diese Vorschrift erklärt Bestimmungen in AGB im Allgemeinen für unwirksam, durch die der Arbeitgeber als AGB-Verwender die Beweislast zum Nachteil des Arbeitnehmers verändert, indem er den Arbeitnehmer bestimmte Tatsachen wie z.B. die Aushändigung von Dokumenten bestätigen lässt, falls ein solches Empfangsbekenntnis nicht „gesondert unterschrieben oder mit einer gesonderten qualifizierten elektronischen Signatur versehen“ wird.
BEISPIEL: In einem vom Arbeitgeber vorformulierten und dem Arbeitnehmer bei Vertragsschluss gestellten Arbeitsvertrag findet sich am Ende unter „Sonstiges“ vor der Unterschriftenzeile folgende Formulierung: „Der Arbeitnehmer bestätigt, dass ihm die Betriebsordnung und die Dienstwagenregelungen ausgehändigt wurden.“
Ein solches Empfangsbekenntnis ist unwirksam, da es als Teil des Arbeitsvertrags zusammen mit dessen anderen Regelungen unterschrieben wurde. Wirksam wäre es nur,
- wenn der Arbeitnehmer es in einem gesonderten, d.h. vom Arbeitsvertrag getrennten Dokument unterzeichnet hätte, oder
- wenn das Empfangsbekenntnis nach der den Arbeitsvertrag abschließenden Unterschriftenzeile als davon getrennte zusätzliche Erklärung vom Arbeitnehmer unterschrieben worden wäre, so dass der Arbeitnehmer zwei Unterschriften im Arbeitsvertrag geleistet hätte - eine als Einverständniserklärung zum Arbeitsvertrag und eine weitere Unterschrift als OK zur Empfangsbestätigung.
Worauf sollte man bei Empfangsbestätigungen achten? 
Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollten bei Empfangsbestätigungen immer sorgfältig darauf achten, dass die Sachen, deren Übergabe bestätigt wird,
- zum Zeitpunkt der wirklich vollständig übergeben worden sind (und nicht z.B. zu einem späteren Zeitpunkt übergeben werden sollen), und
- so genau beschrieben werden, dass sie später mit Hilfe der Empfangsbestätigung zweifelsfrei individualisiert werden können.
BEISPIEL: Der Arbeitgeber lässt sich nach Abschluss des Arbeitsvertrags auf einem gesonderten Dokument bestätigen, dass er dem Arbeitnehmer für die Arbeit bei Kunden und im Home-Office ein Notebook „Dell XPS 17, Intel Core i7 2630QM 2.0 GHz Quad-Core, 4 GB RAM, 500 GB Festplatte“ ausgehändigt hat. Nachdem das Arbeitsverhältnis kurze Zeit später einvernehmlich aufgelöst wird, entsteht Streit darüber, ob das Notebook wieder zurückgegeben wurde. Der Arbeitnehmer behauptet, es an einem Wochenende in die Firma zurückgebracht und mit allem Zubehör auf seinen Schreibtisch gestellt zu haben. Der Arbeitgeber kann das Notebook nicht finden und glaubt dem Arbeitnehmer nicht.
Hier kann der Arbeitgeber allenfalls Wertersatz verlangen. Wenn der Arbeitgeber dagegen unbedingt das Notebook selbst haben möchte, da sich darauf wichtige Daten und Anwendungen befinden, hat er Pech gehabt. Denn eine Herausgabeklage hätte kaum Aussicht auf Erfolg, da der Arbeitgeber das Notebook nur mit allgemeinen Produktangaben bezeichnen kann, und Notebooks mit solchen Merkmalen gibt es viele. Hier wurde versäumt, das Notebook in der Empfangsbestätigung mit einer Gerätenummer oder einem ähnlichen individuellen Merkmal zu bezeichnen.
Wo finden Sie mehr zum Thema Arbeitsvertrag und allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) - Empfangsbestätigung? 
Weitere Informationen, die Sie im Zusammenhang mit dem Thema Arbeitsvertrag und allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) - Empfangsbestätigung interessieren könnten, finden Sie hier:
- Handbuch Arbeitsrecht: Arbeitsvertrag und allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
- Handbuch Arbeitsrecht: Arbeitsvertrag und allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) - Ausgleichsquittung
- Handbuch Arbeitsrecht: Arbeitsnachweis
- Handbuch Arbeitsrecht: Arbeitsvertrag
- Übersicht Handbuch Arbeitsrecht
Kommentare unseres Anwaltsteams zu aktuellen Fragen rund um das Thema Arbeitsvertrag und allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) - Empfangsbestätigung finden Sie hier:
- Arbeitsrecht aktuell: 07/42 Kündigung „Nur gucken, nicht anfassen!“ ist unwirksam
- Arbeitsrecht aktuell: 02/01 Schuldrechtsreform und Arbeitsrecht
Letzte Überarbeitung: 3. September 2021
Was können wir für Sie tun? 
![]() Wenn Sie als Arbeitgeber arbeitsvertragliche Klauseln verwenden oder zunächst nur prüfen lassen wollen, oder wenn man Ihnen als Arbeitnehmer oder als Geschäftsführer arbeits- bzw. dienstvertragliche Vereinbarungen vorschlägt, beraten wir Sie jederzeit gerne. Wir erstellen und überarbeiten auch Arbeitsverträge von A bis Z sowie ergänzende Vereinbarungen wie z.B. Arbeitnehmerdarlehensverträge, Dienstwagenregelungen, Provisionsregelungen, Rückzahlungsvereinbarungen oder Zielvereinbarungen. Mit unserem arbeitsvertraglichen Update-Service können Sie sicher sein, dass Ihre Arbeitsverträge immer auf dem neuesten juristischen Stand sind. Je nach Lage des Falles und entsprechend Ihren Vorgaben beraten wir Sie nur intern oder verhandeln in Ihrem Namen mit der Gegenseite. Für eine möglichst rasche und effektive Beratung benötigen wir folgende Unterlagen:
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Dr. Martin Hensche Rechtsanwalt Fachanwalt für Arbeitsrecht Kontakt: 030 / 26 39 620 hensche@hensche.de |
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