HENSCHE RECHTSANWÄLTE, FACHANWALTSKANZLEI FÜR ARBEITSRECHT

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ARBEITSRECHT MUSTER

Mus­ter­schrei­ben: In­for­ma­tio­nen zur Ar­beit­neh­mer-Da­ten­ver­ar­bei­tung ge­mäß Art.13 DS-GVO

Da­ten­schutz: Kos­ten­lo­ses Mus­ter­schrei­ben „In­for­ma­tio­nen zur Ver­ar­bei­tung von Ar­beit­neh­mer­da­ten durch den Ar­beit­ge­ber ge­mäß Art.13 DS-GVO“: Hen­sche Rechts­an­wäl­te, Kanz­lei für Ar­beits­recht
Bildschirmarbeit

Stich­wor­te: Da­ten­schutz im Ar­beits­recht, Ar­beits­ver­trag

Wei­ter­füh­ren­de Stich­wor­te: So­zi­al­ver­si­che­rungs­bei­trag, So­zi­al­ver­si­che­rungs­mel­dun­gen, Aus­kunfts­pflicht des Stel­len­be­wer­bers

Im Fol­gen­den fin­den Sie ein Mus­ter­schrei­ben „In­for­ma­tio­nen zur Ver­ar­bei­tung von Ar­beit­neh­mer­da­ten durch den Ar­beit­ge­ber ge­mäß Art.13 DS-GVO“. Die­se oder ähn­lich ge­hal­te­ne In­for­ma­tio­nen müs­sen Sie als Ar­beit­ge­ber ge­mäß Art.13 Da­ten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DS-GVO) al­len Ar­beit­neh­mern un­auf­ge­for­dert zu­kom­men las­sen.

Wenn Sie sich an dem Mus­ter­schrei­ben „In­for­ma­tio­nen zur Ver­ar­bei­tung von Ar­beit­neh­mer­da­ten durch den Ar­beit­ge­ber ge­mäß Art.13 DS-GVO“ ori­en­tie­ren möch­ten oder die­ses über­neh­men wol­len, soll­ten Sie dar­auf ach­ten, dass Ih­nen sei­ne Be­deu­tung als Bei­spiels­text in al­len Ein­zel­hei­ten klar ist. Wenn Sie sich da­her nicht ganz si­cher sind, ob die hier ge­ge­be­nen In­for­ma­tio­nen auf Ih­ren Be­trieb bzw. Ihr Un­ter­neh­men zu­tref­fen, z.B. weil Sie die Ge­halts­ab­rech­nun­gen über ein Lohn­bü­ro oder ei­nen Steu­er­be­ra­ter ab­wi­ckeln las­sen, soll­ten Sie sich lie­ber an­walt­lich be­ra­ten las­sen. An­dern­falls müs­sen da­mit rech­nen, dass wei­ter­ge­hen­de da­ten­schutz­recht­li­che Aus­kunfts­ver­lan­gen an Sie her­an­ge­tra­gen wer­den.

Be­den­ken Sie bit­te, dass Sie mit der Ent­schei­dung für ei­nen be­stimm­ten Text recht­li­che Aus­wir­kun­gen ha­ben, die in Ih­rem kon­kre­ten Fall aber viel­leicht nicht wün­schens­wert sind. Was Sie als Ar­beit­ge­ber zum The­ma Ar­beit­neh­mer­da­ten­schutz be­ach­ten müs­sen, kön­nen Sie in un­se­rem Ar­beits­rechts­hand­buch un­ter dem Stich­wort "Da­ten­schutz im Ar­beits­recht" nach­le­sen.

Bit­te be­ach­ten Sie, dass die hier ge­ge­be­nen For­mu­lie­rungs­vor­schlä­ge un­ver­bind­lich sind, d.h. kei­ne Rechts­be­ra­tung im Ein­zel­fall dar­stel­len. Wir über­neh­men da­her kei­ne Ge­währ für Rich­tig­keit oder Voll­stän­dig­keit.

_________________________________________

Durch Bo­ten
Herrn / Frau
Mo­ritz / Ma­ri­an­ne Mus­ter­mann
Mus­ter­mann­stra­ße 1,
12345 Mus­ter­stadt

Mus­ter­stadt, XX.XX.20XX

In­for­ma­tio­nen zur Ver­ar­bei­tung von Ar­beit­neh­mer­da­ten durch den Ar­beit­ge­ber ge­mäß Art.13 DS-GVO

1. Gel­tungs­be­reich, Be­griff der Da­ten­ver­ar­bei­tung

a) Die fol­gen­den In­for­ma­tio­nen zur Da­ten­ver­ar­bei­tung gel­ten für die Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Da­ten des / der Ar­beit­neh­mers/in Herr / Frau Mus­ter­mann (im Fol­gen­den: „Ar­beit­neh­mer“) durch Fa. Mus­ter­fir­ma als Ar­beit­ge­ber (im Fol­gen­den: „Ar­beit­ge­ber“) im Rah­men des seit dem XX.XX.20XX be­ste­hen­den Ar­beits­verhält­nis­ses.

b) Die fol­gen­den In­for­ma­tio­nen zur Da­ten­ver­ar­bei­tung be­tref­fen und re­geln die Ver­ar­bei­tung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mers durch den Ar­beit­ge­ber und kon­kre­ti­sie­ren Pflich­ten des Ar­beit­neh­mers zur Be­ach­tung des Da­ten­schut­zes. „Da­ten­ver­ar­bei­tung“ be­zeich­net je­den mit oder oh­ne Hil­fe au­to­ma­ti­sier­ter Ver­fah­ren aus­geführ­ten Vor­gang oder je­de sol­che Vor­gangs­rei­he im Zu­sam­men­hang mit den per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mers wie das Er­he­ben, das Er­fas­sen, die Or­ga­ni­sa­ti­on, das Ord­nen, die Spei­che­rung, die An­pas­sung oder Verände­rung, das Aus­le­sen, das Ab­fra­gen, die Ver­wen­dung, die Of­fen­le­gung durch Über­mitt­lung oder ei­ne an­de­re Form der Be­reit­stel­lung, den Ab­gleich oder die Ver­knüpfung, die Ein­schränkung, das Löschen oder die Ver­nich­tung.

2. Na­men und Kon­takt­da­ten der für die Da­ten­ver­ar­bei­tung ver­ant­wort­li­chen Per­son so­wie des be­trieb­li­chen Da­ten­schutz­be­auf­trag­ten

a) Ver­trags­part­ner des Ar­beits­verhält­nis­ses als Ar­beit­ge­ber und Ver­ant­wort­li­cher im Sin­ne von Art.4 Nr.7 Da­ten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DS-GVO) so­wie Stel­le im Sin­ne von § 2 Abs.4 Satz 1 Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz (BDSG) ist Fa. Mus­ter­fir­ma GmbH, Mus­ter­s­traße 2, 12345 Mus­ter­stadt, Tel.: 01234 - 56789, Fax: 01234 - 567899, E-Mail: in­fo@mus­ter­fir­ma.de.

b) Der be­trieb­li­che Da­ten­schutz­be­auf­trag­te ist Herr / Frau N.N., Mus­ter­s­traße 2, 12345 Mus­ter­stadt, Tel.: 01234 - 56789, Fax: 01234 - 567899, E-Mail: da­ten­schutz­be­auf­trag­ter@mus­ter­fir­ma.de.

3. Vom Ar­beit­ge­ber ver­ar­bei­te­te per­so­nen­be­zo­ge­ne Da­ten des Ar­beit­neh­mers

Im Rah­men des oben un­ter Punkt 1.a) ge­nann­ten Ar­beits­verhält­nis­ses ver­ar­bei­tet der Ar­beit­ge­ber fol­gen­de Ka­te­go­ri­en von per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mers, und zwar mit Hil­fe ei­ner herkömmli­chen Pa­pier­per­so­nal­ak­te, di­gi­tal durch Führen ei­ner elek­tro­ni­schen Per­so­nal­ak­te, die auf Ser­vern im Be­trieb ge­spei­chert und be­ar­bei­tet wird, fer­ner durch das Ein­pfle­gen und die Ver­ar­bei­tung von Ar­beit­neh­mer­da­ten mit Hil­fe von Lohn­buch­hal­tungs­pro­gram­men, die auf be­son­de­ren, vom übri­gen EDV-Sys­tem phy­sisch ge­trenn­ten Rech­nern des Be­triebs lau­fen, so­wie mit Hil­fe ergänzen­der Pro­gram­me (z.B. „Els­ter“, „Da­ko­ta“) zur Da­ten­fernüber­tra­gung an die so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­chen Ein­zugs­stel­len, an das Be­triebsstätten-Fi­nanz­amt und an ähn­li­che Stel­len:

a) An­re­de / Ge­schlecht

b) Vor­na­me

c) Nach­na­me

d) E-Mail-Adres­se(n)

e) An­schrift(en)

f) Te­le­fon­num­mer(n), ggf. Fax­num­mer(n),

g) In­for­ma­tio­nen und Do­ku­men­te (in der Re­gel in Ko­pie, d.h. nur im Aus­nah­me­fall im Ori­gi­nal), so­weit die­se für die Durchführung des un­ter oben Punkt 1.a) ge­nann­ten Ar­beits­verhält­nis­ses not­wen­dig sind. Da­zu können ins­be­son­de­re die fol­gen­den Ka­te­go­ri­en von In­for­ma­tio­nen und Do­ku­men­ten gehören:

aa) Der Ar­beits­ver­trag und ggf. ver­ein­bar­te Nachträge und Ergänzun­gen, all­ge­mein ge­hal­te­ne In­for­ma­ti­ons­schrei­ben wie z.B. die vor­lie­gen­de In­for­ma­tio­nen zur Ar­beit­neh­mer-Da­ten­ver­ar­bei­tung, ar­beits­ver­trag­li­che Wei­sun­gen, sons­ti­ge auf das Ar­beits­verhält­nis be­zo­ge­ne Kor­re­spon­denz zwi­schen dem Ar­beit­ge­ber und dem Ar­beit­neh­mer

bb) Nach­wei­se über schu­li­sche, hoch­schu­li­sche und be­ruf­li­che Qua­li­fi­ka­tio­nen wie z.B. Schul­ab­schluss­zeug­nis­se, Ge­sel­len­brie­fe, Hoch­schul­ab­schluss­zeug­nis­se, Ex­amens­zeug­nis­se, Be­schei­ni­gun­gen über wei­terführen­de be­ruf­li­che Qua­li­fi­ka­tio­nen, Pro­mo­ti­ons­ur­kun­den

cc) Ar­beits­ver­trags­be­zo­ge­ne Do­ku­men­te und Schrei­ben wie z.B. Auf­zeich­nun­gen über Ge­halts­vorschüsse / Dar­le­hen oder (bei pro­vi­si­ons­be­rech­tig­ten Ar­beit­neh­mern) Auf­stel­lun­gen der für die Ge­halts­fin­dung re­le­van­ten mo­nat­li­chen und jähr­li­chen Umsätze

dd) Auf­zeich­nun­gen über Fehl­zei­ten, Über­stun­den und Ur­laubs­ta­ge

ee) Die Iden­tität der ge­setz­li­chen Kran­ken­kas­se oder ei­ner ggf. bes­ten­den­den pri­va­ten Kran­ken­ver­si­che­rung, ins­be­son­de­re die ge­naue(n) Behörden- bzw. Fir­men­be­zeich­nung(en), Adres­se(n) und an­de­re Kon­takt­da­ten wie z.B. Te­le­fon- und Fax­num­mer(n) so­wie E-Mail-Adres­sen, so­wie die von die­sen Stel­len zur Iden­ti­fi­zie­rung des Ar­beit­neh­mers ver­wen­de­ten Da­ten

ff) [Bei Fir­men, die Leis­tun­gen der be­trieb­li­chen Al­ters­ver­sor­gung er­brin­gen:] Die Iden­tität des Trägers der be­trieb­li­chen Al­ters­ver­sor­gung, ins­be­son­de­re die ge­naue(n) Träger- bzw. Fir­men­be­zeich­nung(en), Adres­se(n) und an­de­re Kon­takt­da­ten wie z.B. Te­le­fon- und Fax­num­mer(n) so­wie E-Mail-Adres­sen, so­wie die von die­sen Stel­len zur Iden­ti­fi­zie­rung des Ar­beit­neh­mers ver­wen­de­ten Da­ten

gg) Für Lohn- und Ge­halts­ab­rech­nun­gen be­deut­sa­me und so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­lich und/oder lohn­steu­er­lich be­deut­sa­me Merk­ma­le wie z.B. das Ge­burts­da­tum, ei­ne ggf. be­ste­hen­de Re­li­gi­ons­zu­gehörig­keit, der Per­so­nen­stand, ge­setz­li­che Un­ter­halts­pflich­ten

hh) Sen­si­ble Da­ten im Sin­ne von Art. 9 Abs.1 DS-GVO, so­weit die­se für die lau­fen­den Lohn- und Ge­halts­ab­rech­nun­gen, für Lohn­er­satz­leis­tun­gen und/oder für die lohn­steu­er­li­chen und so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­chen Mel­dun­gen und Jah­res­mel­dun­gen er­for­der­lich sind, d.h. ne­ben der o.g. Re­li­gi­ons­zu­gehörig­keit auch Ge­sund­heits­da­ten wie z.B. krank­heits­be­ding­te Fehl­zei­ten, ärzt­li­che Ar­beits­unfähig­keits­be­schei­ni­gun­gen, Nach­wei­se über Schwan­ger­schaf­ten und ei­ne Nie­der­kunft, Auf­zeich­nun­gen über länger an­dau­ern­de Krank­hei­ten, Nach­wei­se über ei­ne et­wai­ge Schwer­be­hin­de­rung und ähn­li­che Da­ten und Un­ter­la­gen

ii) Lohn- und Ge­halts­ab­rech­nun­gen, so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­che Mel­dun­gen und Jah­res­mel­dun­gen bzw. Jah­res­be­schei­ni­gun­gen, steu­er­li­che Do­ku­men­te wie z.B. Lohn­steu­er­un­ter­la­gen und Lohn­steu­er­jah­res­be­schei­ni­gun­gen

jj) [Bei be­son­de­ren Ar­beit­neh­mer­grup­pen, die Tätig­kei­ten mit ge­stei­ger­ten Haf­tungs­ri­si­ken für den Ar­beit­ge­ber ver­rich­ten:] Do­ku­men­te und In­for­ma­tio­nen zur Haft­pflicht­ver­si­che­run­gen, ins­be­son­de­re die ge­naue(n) Fir­men­be­zeich­nung(en) der Ver­si­che­rungs­ge­sell­schaft, Adres­se(n) und an­de­re Kon­takt­da­ten wie z.B. Te­le­fon- und Fax­num­mer(n) so­wie E-Mail-Adres­sen, so­wie Un­ter­la­gen zu et­wai­gen Haft­pflicht- bzw. Scha­densfällen

kk) Kündi­gungs­schrei­ben, Ab­mah­nun­gen, Auf­he­bungs­verträge, Ar­beit­ge­ber er­teil­te Zwi­schen­zeug­nis­se und Zeug­nis­se, so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­che Ab­mel­dun­gen und ähn­li­che, mit der Be­en­di­gung oder der vorüber­ge­hen­den Su­s­pen­die­rung des Ar­beits­verhält­nis­ses (El­tern­zeit, Sab­ba­ti­cal) ver­bun­de­ne Do­ku­men­te und In­for­ma­tio­nen

ll) Ähn­li­che Do­ku­men­te und In­for­ma­tio­nen wie die vor­ste­hend zu aa) bis kk) ge­nann­ten Do­ku­men­te und In­for­ma­tio­nen

4. Zweck der Da­ten­ver­ar­bei­tung

Die un­ter Punkt 3.) ge­nann­ten Da­ten wer­den vom Ar­beit­ge­ber ver­ar­bei­tet im Sin­ne von oben Punkt 1.b),

a) um den Ar­beit­neh­mer iden­ti­fi­zie­ren zu können,

b) um das Ar­beits­verhält­nis ord­nungs­gemäß durch­zuführen und um die ord­nungs­gemäße Durchführung zu do­ku­men­tie­ren,

c) zur Kor­re­spon­denz mit dem Ar­beit­neh­mer,

d) zur Kor­re­spon­denz mit Kran­ken­kas­sen, pri­va­ten Kran­ken­ver­si­che­run­gen, Ren­ten­ver­si­che­rungs­trägern, Fi­nanzämtern, In­te­gra­ti­onsämtern, Be­rufs­haft­pflicht­ver­si­che­run­gen und an­de­ren Stel­len und Behörden im Zu­sam­men­hang mit dem Ar­beits­verhält­nis,

e) zur Er­stel­lung lau­fen­der Lohn- und Ge­halts­ab­rech­nun­gen für den Ar­beit­neh­mer, zur Er­stel­lung so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­cher Mel­dun­gen und lau­fen­der Bei­trags­mel­dun­gen für die Ein­zugs­stel­len, zur Er­stel­lung so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­cher Jah­res­mel­dun­gen, zur Er­stel­lung lau­fen­der Lohn­steu­er­vor­an­mel­dun­gen, zur Er­stel­lung lohn­steu­er­li­cher Jah­res­be­schei­ni­gun­gen, zur Be­rech­nung und Mel­dung der Beiträge zur ge­setz­li­chen Un­fall­ver­si­che­rung, so­wie zum Zwe­cke der Do­ku­men­ta­ti­on die­ser und ähn­li­cher so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­cher, steu­er­recht­li­cher oder ab­ga­ben­recht­li­cher Vorgänge im Zu­sam­men­hang mit dem Ar­beits­verhält­nis,

f) zur Ab­wick­lung des Ar­beits­verhält­nis­ses, auch nach des­sen recht­li­cher Be­en­di­gung, ins­be­son­de­re wenn Schrei­ben von Kran­ken­kas­sen, pri­va­ten Kran­ken­ver­si­che­run­gen, Ren­ten­ver­si­che­rungs­trägern, Un­fall­ver­si­che­rungs­trägern, Fi­nanzämtern, Haft­pflicht­ver­si­che­run­gen oder von an­de­ren Stel­len, Behörden oder Ge­rich­ten ein­ge­hen und an den (ehe­ma­li­gen) Ar­beit­neh­mer wei­ter­zu­lei­ten sind, und/oder so­weit Lohn- und Ge­halts­ab­rech­nun­gen nachträglich vor­zu­neh­men und/oder zu kor­ri­gie­ren sind, und/oder wenn Gehälter oder an­de­re Zah­lun­gen an den (ehe­ma­li­gen) Ar­beit­neh­mer zu leis­ten sind, so­wie zum Zwe­cke der Do­ku­men­ta­ti­on die­ser und ähn­li­cher Vorgänge im Zu­sam­men­hang mit dem ab­zu­wi­ckeln­den Ar­beits­verhält­nis

g) zur Be­ar­bei­tung von mögli­cher­wei­se be­ste­hen­den Ansprüchen ge­gen den (ehe­ma­li­gen) Ar­beit­neh­mer, ins­be­son­de­re auf Her­aus­ga­be von Ge­genständen, Un­ter­la­gen oder In­for­ma­tio­nen, auf Er­stat­tung von Über­zah­lun­gen und ähn­li­cher Ansprüche

h) zur Wah­rung be­rech­tig­ter In­ter­es­sen des Ar­beit­ge­bers, ins­be­son­de­re im Zu­sam­men­hang mit mögli­cher­wei­se ge­genüber dem Ar­beit­ge­ber gel­tend ge­mach­ten Ansprüchen auf Zah­lung von Lohn- und Ge­haltsrückständen, Ur­laubs­ab­gel­tun­gen, Scha­dens­er­satz, Gel­dentschädi­gun­gen oder an­de­ren Ansprüchen im Zu­sam­men­hang mit dem (ehe­ma­li­gen) Ar­beits­verhält­nis.

5. Rechts­grund­la­gen der Da­ten­ver­ar­bei­tung, Ver­trags­pflicht des Ar­beit­neh­mers zur Da­ten­be­reit­stel­lung

a) Die oben un­ter Punkt 1.b) be­schrie­be­ne Ver­ar­bei­tung der oben un­ter Punkt 3.) ge­nann­ten per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mers durch den Ar­beit­ge­ber ist auf der Grund­la­ge von Art.6 Abs.1 Un­ter­ab­satz 1 DS-GVO durch die nach­fol­gend un­ter Buch­sta­be b) ge­nann­ten Gründe ge­recht­fer­tigt. So­weit es sich um sen­si­ble Da­ten im Sin­ne von Art. 9 Abs.1 DS-GVO han­delt (s. oben un­ter Punkt 3.) g) hh)), ist Rechts­grund­la­ge Art. 9 Abs.2 Buch­sta­be b) DS-GVO.

b) Die fol­gen­den Recht­fer­ti­gungs­gründe gemäß Art.6 Abs.1 Un­ter­ab­satz 1 DS-GVO bzw. gemäß Art. 9 Abs.2 Buch­sta­be b) DS-GVO be­ste­hen un­abhängig von­ein­an­der und er­lau­ben da­her je­weils für sich al­lein die oben un­ter Punkt 1.b) be­schrie­be­ne Ver­ar­bei­tung der je­weils be­trof­fe­nen, oben un­ter Punkt 3.) ge­nann­ten per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mers durch den Ar­beit­ge­ber:

aa) Rechts­grund­la­ge der Da­ten­ver­ar­bei­tung ist zunächst Art.6 Abs.1 Un­ter­ab­satz 1 Buch­sta­be b) DS-GVO.

(1) Da­nach ist die Ver­ar­bei­tung (sie­he oben un­ter Punkt 1.b)) der oben un­ter Punkt 3.) ge­nann­ten Da­ten er­for­der­lich für den Ab­schluss bzw. die Durchführung des un­ter Punkt 1.a) ge­nann­ten Ar­beits­ver­trags, so­wie zur Durchführung vor­ver­trag­li­cher Maßnah­men, die auf An­fra­ge des Ar­beit­neh­mers hin er­fol­gen.

(2) Die Be­reit­stel­lung der oben un­ter Punkt 3.) ge­nann­ten Da­ten durch den Ar­beit­neh­mer ist ge­setz­lich und kraft ar­beits­ver­trag­li­cher Ne­ben­pflich­ten vor­ge­schrie­ben so­wie für den Ab­schluss bzw. die Durchführung des un­ter Punkt 1.a) ge­nann­ten Ar­beits­ver­trags im Sin­ne von Art.13 Abs.2 Buch­sta­be e) DS-GVO er­for­der­lich. Der Ar­beit­neh­mer ist da­zu ver­pflich­tet, die oben un­ter Punkt 3.) ge­nann­ten Da­ten dem Ar­beit­ge­ber be­reit­zu­stel­len. Bei Nicht­be­reit­stel­lung die­ser Da­ten wäre die ord­nungs­gemäße Durchführung des un­ter Punkt 1.a) ge­nann­ten Ar­beits­verhält­nis­ses durch den Ar­beit­ge­ber nicht möglich.

bb) Rechts­grund­la­ge der Ver­ar­bei­tung der oben un­ter Punkt 3.) g) hh) ge­nann­ten Da­ten ist darüber hin­aus Art.9 Abs.2 Buch­sta­be b) DS-GVO. Da­nach ist die Ver­ar­bei­tung sen­si­bler Da­ten des Ar­beit­neh­mer (z.B. Re­li­gi­ons­zu­gehörig­keit, Ge­sund­heits­da­ten wie et­wa krank­heits­be­ding­te Fehl­zei­ten, länger an­dau­ern­de Krank­hei­ten, Schwan­ger­schaf­ten, Nie­der­kunft, Schwer­be­hin­de­rung) er­for­der­lich, da­mit der Ar­beit­ge­ber als Ver­ant­wort­li­cher und/oder der Ar­beit­neh­mer die dem Ar­beit­ge­ber und/oder dem Ar­beit­neh­mer aus dem Ar­beits­recht und dem Recht der so­zia­len Si­cher­heit und des So­zi­al­schut­zes er­wach­sen­den Rech­te ausüben können und da­mit der Ar­beit­ge­ber und der Ar­beit­neh­mer ih­ren dies­bezügli­chen Pflich­ten nach­kom­men können. Das ist nach dem Recht der Bun­des­re­pu­blik Deutsch­land, das ge­eig­ne­te Ga­ran­ti­en für die Grund­rech­te und die In­ter­es­sen des Ar­beit­neh­mers vor­sieht, zulässig.

cc) Rechts­grund­la­ge der Da­ten­ver­ar­bei­tung ist wei­ter­hin Art.6 Abs.1 Un­ter­ab­satz 1 Buch­sta­be c) DS-GVO

(1) in Ver­bin­dung mit den ar­beits­ver­trag­li­chen Haupt- und Ne­ben­pflich­ten,

(2) in Ver­bin­dung mit den ge­setz­li­chen und un­ge­schrie­be­nen Rechts­vor­schrif­ten des in­di­vi­du­el­len Ar­beits­rechts ein­sch­ließlich des Ar­beits­schutz­rechts (z.B. Bürger­li­ches Ge­setz­buch - BGB, Ent­gelt­fort­zah­lungs­ge­setz - EFZG, Mut­ter­schutz­ge­setz - MuSchG, El­tern­zeit­ge­setz - BEEG, Ar­beits­zeit­ge­setz - Arb­ZG, Bun­des­ur­laubs­ge­setz - BUrlG),

(3) in Ver­bin­dung mit den ge­setz­li­chen Vor­schrif­ten des So­zi­al­rechts und des Rechts der so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­chen Mel­dun­gen, Bei­trags­mel­dun­gen und der Abführung von So­zi­al­beiträgen (ins­be­son­de­re Vier­tes Buch So­zi­al­ge­setz­buch - SGB IV), so­wie

(4) in Ver­bin­dung mit den steu­er­recht­li­chen Ge­set­zes­vor­schrif­ten über den Ein­be­halt und die Abführung von Steu­ern (ins­be­son­de­re Ein­kom­men­steu­er­ge­setz - EStG, Lohn­steu­er­durchführungs­ver­ord­nung - LSt­DV).

Gemäß den vor­ge­nann­ten Rechts­vor­schrif­ten ist der Ar­beit­ge­ber ins­be­son­de­re da­zu ver­pflich­tet,

  • das Ge­halt des Ar­beit­neh­mers ent­spre­chend dem Ar­beits­ver­trag kor­rekt zu er­mit­teln (sie­he Punkt (1)),
  • das Ge­halt des Ar­beit­neh­mers in Fällen krank­heits-, ur­laubs- oder schwan­ger­schafts­be­ding­ter Aus­fall­zei­ten kor­rekt zu be­rech­nen und zu be­zah­len (sie­he Punkt (2)),
  • auf der Grund­la­ge des Brut­to­ge­halts des Ar­beit­neh­mers den recht­lich und rech­ne­risch zu­tref­fen­den Be­trag der So­zi­al­ab­ga­ben zu er­mit­teln, den auf den Ar­beit­neh­mer ent­fal­len­den An­teil ein­zu­be­hal­ten und zu­sam­men mit dem Ar­beit­ge­ber­an­teil an die Ein­zugs­stel­len zu mel­den und zu zah­len (sie­he Punkt (3)), so­wie
  • auf der Grund­la­ge des Brut­to­ge­halts des Ar­beit­neh­mers den recht­lich und rech­ne­risch zu­tref­fen­den Be­trag der vom Ar­beit­neh­mer zu tra­gen­den Steu­ern zu er­rech­nen, ein­zu­be­hal­ten und an das Be­triebsstätten-Fi­nanz­amt ab­zuführen (sie­he Punkt (4)).

dd) Rechts­grund­la­ge der Da­ten­ver­ar­bei­tung ist fer­ner Art.6 Abs.1 Un­ter­ab­satz 1 Buch­sta­be f) DS-GVO. Da­nach ist die Ver­ar­bei­tung (sie­he oben un­ter Punkt 1.b)) der oben un­ter Punkt 3.) ge­nann­ten Da­ten zur Wah­rung der be­rech­tig­ten In­ter­es­sen des Ar­beit­ge­bers als des Ver­ant­wort­li­chen er­for­der­lich, nämlich zur Ver­tei­di­gung ge­genüber Ansprüchen al­ler Art aus dem Ar­beits­verhält­nis oder auf­grund da­mit in Zu­sam­men­hang ste­hen­der Umstände, so­weit sol­che Ansprüche vom Ar­beit­neh­mer als an­geb­lich nicht erfüllt ge­genüber dem Ar­beit­ge­ber gel­tend ge­macht wer­den. Die­se Rechts­grund­la­ge für die Da­ten­ver­ar­bei­tung be­steht nicht, so­fern die In­ter­es­sen oder Grund­rech­te und Grund­frei­hei­ten des Ar­beit­neh­mers als der be­trof­fe­nen Per­son, die den Schutz per­so­nen­be­zo­ge­ner Da­ten er­for­dern, über­wie­gen.

6. Dau­er der Da­ten­ver­ar­bei­tung

a) So­weit die Ver­ar­bei­tung (s. oben un­ter Punkt 1.b)) der oben un­ter Punkt 3.) ge­nann­ten per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mers auf den Recht­fer­ti­gungs­gründen gemäß Punkt 5.b) aa), bb) und/oder cc) be­ruht, wer­den die Da­ten bis zum Ab­lauf der je­weils gel­ten­den ge­setz­li­chen Auf­be­wah­rungs­pflich­ten, die der Ar­beit­ge­ber be­ach­ten muss, ver­ar­bei­tet und so­dann un­verzüglich gelöscht. Do­ku­men­te so­wie Pa­pier­per­so­nal­ak­ten wer­den zu die­sem Zeit­punkt un­verzüglich ei­ner ord­nungs­gemäßen Ak­ten­ver­nich­tung zu­geführt.

b) Der Ar­beit­ge­ber hat der­zeit die fol­gen­den, recht­lich vor­ge­schrie­be­nen Auf­be­wah­rungs­pflich­ten zu be­ach­ten:

aa) Die Auf­be­wah­rungs­pflicht, die den Ar­beit­ge­ber auf­grund steu­er- und ab­ga­ben­recht­li­cher Vor­schrif­ten in Be­zug auf das für je­den Ar­beit­neh­mer zu führen­de Lohn­kon­to (§ 41 Abs.1 EStG in Verb. mit § 4 LSt­DV, § 28 f Abs.1 SGB IV) trifft, beträgt der­zeit gemäß § 41 Abs.1 Satz 9 EStG sechs Jah­re. Die Frist be­ginnt mit dem Ab­lauf des Ka­len­der­jah­res, in dem die letz­te Lohn- und Ge­halts­ab­rech­nung vor­ge­nom­men wur­de, d.h. die Lohn­kon­ten sind bis zum Ab­lauf des sechs­ten Ka­len­der­jah­res, das auf die zu­letzt ein­ge­tra­ge­ne Lohn­zah­lung folgt, auf­zu­be­wah­ren. Zu den Da­ten, die im Lohn­kon­to auf­zu­zeich­nen sind, gehören ins­be­son­de­re der Vor­na­me, der Fa­mi­li­en­na­men, der Tag der Ge­burt, der Wohn­ort, die Woh­nung so­wie die in ei­ner vom Fi­nanz­amt aus­ge­stell­ten Be­schei­ni­gung für den Lohn­steu­er­ab­zug ein­ge­tra­ge­nen all­ge­mei­nen Be­steue­rungs­merk­ma­le des Ar­beit­neh­mers (§ 4 Abs.1 Nr.1 LSt­DV) so­wie der Ar­beits­lohn, ge­trennt nach Bar­lohn und Sach­bezügen, und die da­von ein­be­hal­te­ne Lohn­steu­er (§ 4 Abs.2 Nr.3 Satz 1 LSt­DV). Die­se Auf­be­wah­rungs­pflicht be­zieht sich auf sämt­li­che oben un­ter Punkt 3.) ge­nann­ten Da­ten des Ar­beit­neh­mers so­wie auf ggf. bei den Ak­ten be­find­li­che Ori­gi­nal­do­ku­men­te, al­ler­dings nur in­so­weit, als die­se Da­ten und Do­ku­men­te für die Höhe des ab­ge­rech­ne­ten Lohns bzw. Ge­halts, d.h. für die ar­beits­recht­lich kor­rek­te Be­rech­nung des Brut­to­ge­hal­tes so­wie der dar­auf be­zo­ge­nen, kor­rekt er­mit­tel­ten lohn­steu­er- und so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­chen Abzüge re­le­vant sind.

bb) Die Auf­be­wah­rungs­pflicht, die der Ar­beit­ge­ber auf­grund er­trags­steu­er­recht­li­cher Vor­schrif­ten be­ach­ten muss, beträgt der­zeit gemäß § 147 Abs.1 Nr.1 und Nr.4, Abs.3 Satz 1, Abs.4 Satz 1 Ab­ga­ben­ord­nung (AO) zehn Jah­re. Die Frist be­ginnt mit dem Ab­lauf des Steu­er- bzw. Ka­len­der­jah­res, in dem die letz­te das Ar­beits­verhält­nis be­tref­fen­de Bu­chung vor­ge­nom­men oder ei­ne Lohn- bzw. Ge­halts­ab­rech­nung er­stellt wird. Die­se Auf­be­wah­rungs­pflicht be­zieht sich auf die oben un­ter Punkt 3.) ge­nann­ten Da­ten und Do­ku­men­te nur in­so­weit, als die­se für die Fi­nanz­buch­hal­tung des Ar­beit­ge­bers (Jah­res­ab­schlüsse, Bi­lan­zen usw.) bzw. für die zu die­ser Buch­hal­tung gehören­den Bu­chun­gen und fi­nan­zi­el­len Vorgänge von Be­deu­tung sind. Da­zu gehören ins­be­son­de­re ar­beits­ver­trag­li­che Lohn- und Ge­halts­ver­ein­ba­run­gen, Lohn­ab­rech­nun­gen, Bei­trags­mel­dun­gen zur So­zi­al­ver­si­che­rung, zu Ein­rich­tun­gen der be­trieb­li­chen Al­ters­ver­sor­gung und zu Haft­pflicht­ver­si­che­run­gen, so­wie Ver­rech­nungs­ab­re­den, Gut­schrif­ten und Mahn­schrei­ben, In­for­ma­tio­nen über und Do­ku­men­te be­tref­fend Kos­ten­er­stat­tun­gen so­wie Schrei­ben im Zu­sam­men­hang mit ei­ner et­wai­gen Ti­tu­lie­rung von For­de­run­gen so­wie sons­ti­ge Schrei­ben mit Be­zug auf fi­nan­zi­el­le As­pek­te des Ar­beits­verhält­nis­ses, so­weit die­se Un­ter­la­gen zu den Büchern und Auf­zeich­nun­gen bzw. zu den Bu­chungs­be­le­gen im Sin­ne von § 147 Abs.1 Nr.1 und Nr.4 AO gehören.

cc) Die Auf­be­wah­rungs­pflicht, die der Ar­beit­ge­ber auf­grund so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­cher, von den Trägern der Ren­ten­ver­si­che­rung tur­nusmäßig al­le vier Jah­re gemäß § 28p Abs.1 SGB IV durch­zuführen­den Be­triebs­prüfun­gen be­ach­ten muss, beträgt der­zeit ein Ka­len­der­jahr. Die Ka­len­der­jah­res­frist be­ginnt mit dem Ab­lauf Ka­len­der­jah­res, in wel­chem die letz­te Be­triebs­prüfun­gen gemäß § 28p Abs.1 SGB IV durch­geführt wur­de (§ 28f Abs.1 Satz 1 SGB IV). In­fol­ge der Abhängig­keit der Jah­res­frist von dem Zeit­punkt der letz­ten Be­triebs­prüfung kann sich ei­ne Verlänge­rung der Auf­be­wah­rungs­pflicht ge­genüber der oben un­ter Punkt aa) ge­nann­ten Sechs­jah­res­frist er­ge­ben. Zu den auf­zu­be­wah­ren­den Ent­gelt­un­ter­la­gen im Sin­ne von § 28f Abs.1 Satz 1 SGB IV gehören ins­be­son­de­re die in­di­vi­du­el­len Ab­rech­nungs­da­ten des Ar­beit­neh­mers, d.h. sei­ne Stamm­da­ten wie z.B. die Kran­ken­kas­sen­zu­gehörig­keit, die Be­rech­nung bzw. die Zu­sam­men­set­zung der mo­nat­li­chen Brut­to- und Net­to­bezüge, die Bei­trags­mel­dun­gen und sons­ti­ge So­zi­al­ver­si­che­rungs­mel­dun­gen so­wie ähn­li­che Da­ten, die be­triebs­prüfungs­re­le­vant sind.

c) So­weit die Ver­ar­bei­tung (s. oben un­ter Punkt 1.b)) der oben un­ter Punkt 3.) ge­nann­ten per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mer auf dem Recht­fer­ti­gungs­grund gemäß Punkt 5.b) dd) be­ruht, d.h. auf der Wah­rung be­rech­tig­ter In­ter­es­sen des Ar­beit­ge­bers, wer­den die Da­ten bis zum Ab­lauf der längs­ten mögli­chen Verjährungs­frist denk­ba­rer, ge­genüber dem Ar­beit­ge­ber mögli­cher­wei­se be­haup­te­ter Ansprüche ver­ar­bei­tet und so­dann un­verzüglich gelöscht.

aa) Die­se Auf­be­wah­rungs­frist beträgt im Nor­mal­fall drei Ka­len­der­jah­re. Die Frist be­ginnt mit Ab­lauf des Jah­res, in dem der Ar­beit­neh­mer aus dem Ar­beits­verhält­nis aus­ge­schie­den ist. Mit Ab­lauf die­ser re­gelmäßigen Verjährungs­frist verjähren Ansprüche aus dem Ar­beits­verhält­nis, z.B. auf rückständi­gen Lohn, Ur­laubs­ab­gel­tung usw., gemäß § 195 BGB in Verb. mit § 199 Abs.1 BGB.

bb) Ab­wei­chend da­von beträgt die Auf­be­wah­rungs­frist bei den oben un­ter Punkt 3. g) jj) ge­nann­ten Ar­beit­neh­mern, die Tätig­kei­ten mit ge­stei­ger­ten Haf­tungs­ri­si­ken für den Ar­beit­ge­ber ver­rich­ten, 30 Jah­re, be­gin­nend ab dem Aus­schei­den des Ar­beit­neh­mers aus dem Ar­beits­verhält­nis. Die­se Frist ent­spricht der längs­ten mögli­chen Verjährungs­frist, der Haf­tungs­ansprüche von Drit­ten ge­genüber dem Ar­beit­ge­ber un­ter­lie­gen. Sie beträgt der­zeit gemäß § 199 Abs.3 Satz 1 Nr.2 BGB 30 Jah­re, wo­bei die Frist mit dem Tag der scha­den­sursächli­chen Pflicht­ver­let­zung durch den Ar­beit­neh­mer be­ginnt, der den Drit­ten geschädigt hat bzw. geschädigt ha­ben soll, wel­cher später Scha­dens­er­satz­ansprüche ge­gen den Ar­beit­ge­ber gel­tend macht. Um ei­ne ge­ord­ne­te Be­ar­bei­tung der­ar­ti­ger, auf lan­ge zurück­lie­gen­de (an­geb­li­che) Pflicht­ver­let­zun­gen be­zo­ge­ner Scha­dens­er­satz­for­de­run­gen zu ermögli­chen nebst ei­ner ord­nungs­gemäßen Scha­dens­mel­dung an ggf. be­ste­hen­de Haft­pflicht­ver­si­che­run­gen, sind die in den Per­so­nal­ak­ten ent­hal­te­nen per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten und Do­ku­men­te der oben un­ter Punkt 3. g) jj) ge­nann­ten Ar­beit­neh­mer in­so­weit 30 Jah­re lang auf­zu­be­wah­ren, als die­se Da­ten und Do­ku­men­te Auf­schluss über die von die­sen Ar­beit­neh­mern ver­rich­te­ten Ar­bei­ten ge­ben. Das sind ins­be­son­de­re die auf­trags- bzw. kun­den­be­zo­ge­ne Verträge, Pro­jekt­do­ku­men­ta­tio­nen und Ab­rech­nun­gen.

d) Do­ku­men­te so­wie Pa­pier­ak­ten wer­den nach Ab­lauf der o.g. Auf­be­wah­rungs­fris­ten un­verzüglich ei­ner ord­nungs­gemäßen Ak­ten­ver­nich­tung zu­geführt, in elek­tro­nisch geführ­ten Per­so­nal­ak­ten ge­spei­cher­te Da­ten wer­den un­verzüglich gelöscht.

7. Wei­ter­ga­be von Da­ten und Do­ku­men­ten an Drit­te

a) Ei­ne Über­mitt­lung der persönli­chen Da­ten und Do­ku­men­te des Ar­beit­neh­mers an Drit­te zu an­de­ren als den im Fol­gen­den un­ter Punkt b) ge­nann­ten Zwe­cken fin­det nicht statt.

b) So­weit dies gemäß Art.6 Abs.1 Un­ter­ab­satz 1 Buch­sta­be b) oder Buch­sta­be c) DS-GVO für die Durchführung des oben un­ter Punkt 1.a) ge­nann­ten Ar­beits­verhält­nis­ses oder zur Erfüllung ei­ner recht­li­chen Ver­pflich­tung er­for­der­lich ist, können per­so­nen­be­zo­ge­ne Da­ten des Ar­beit­neh­mers zum Zwe­cke der ar­beits­recht­li­chen, so­zi­al­recht­li­chen, steu­er­recht­li­chen und/oder so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­chen Kor­re­spon­denz so­wie im Zu­sam­men­hang mit auf die­se Rechts­ge­bie­te be­zo­ge­nen Mel­dun­gen und/oder Erklärun­gen an Drit­te wei­ter­ge­ge­ben wer­den. Die wei­ter­ge­ge­be­nen Da­ten dürfen von den Drit­ten aus­sch­ließlich zu den ge­nann­ten Zwe­cken ver­wen­det wer­den. Zu die­sen Drit­ten gehören ins­be­son­de­re fol­gen­de Stel­len und Per­so­nen:

aa) Kran­ken­kas­sen und pri­va­te Kran­ken­ver­si­che­run­gen, Ar­beits­agen­tu­ren, Träger der ge­setz­li­chen Ren­ten­ver­si­che­rung, Träger der ge­setz­li­chen Pfle­ge­ver­si­che­rung, Träger der ge­setz­li­chen Un­fall­ver­si­che­rung, Fi­nanzämter

bb) Träger ei­ner be­trieb­li­chen Al­ters­ver­sor­gung, Be­rufs­kam­mern, Haft­pflicht­ver­si­che­run­gen und sons­ti­ge Scha­dens- und Sach­ver­si­che­run­gen, die be­trieb­li­che oder mit dem Ar­beits­verhält­nis zu­sam­menhängen­de Ri­si­ken ab­si­chern

cc) Sons­ti­ge Stel­len, Dienst­leis­ter, Ge­rich­te und Behörden, die Auf­ga­ben im Zu­sam­men­hang mit dem Ar­beits­recht, dem Lohn­steu­e­recht, der me­di­zi­ni­schen oder der Ge­sund­heits­ver­sor­gung oder des So­zi­al­ver­si­che­rungs­rechts wahr­neh­men wie z.B. El­tern­geld­stel­len, In­te­gra­ti­onsämter, Ar­beits­schutz­behörden, Da­ten­schutz­behörden, me­di­zi­ni­sche Ein­rich­tun­gen wie Arzt­pra­xen und Kran­kenhäuser

8. Rech­te des Ar­beit­neh­mers gemäß der DS-GVO

Gemäß der DS-GVO hat der Ar­beit­neh­mer fol­gen­de Rech­te ge­genüber dem Ar­beit­ge­ber:

a) Recht auf Aus­kunft

Gemäß Art.15 Abs.1 DS-GVO hat der Ar­beit­neh­mer das Recht, Aus­kunft über sei­ne vom Ar­beit­ge­ber ver­ar­bei­te­ten per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten zu ver­lan­gen. Bei der Aus­kunfts­er­tei­lung hat der Ar­beit­ge­ber gemäß Art.15 Abs.3 DS-GVO dem Ar­beit­neh­mer ei­ne Ko­pie der per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten, die Ge­gen­stand der Ver­ar­bei­tung sind, zur Verfügung zu stel­len.

Der Ar­beit­neh­mer kann, so­weit die­se Auskünf­te nicht be­reits mit die­sen „In­for­ma­tio­nen zur Ar­beit­neh­mer-Da­ten­ver­ar­bei­tung“ er­teilt wur­den, wei­te­re Aus­kunft ver­lan­gen

aa) über die Ver­ar­bei­tungs­zwe­cke (sie­he da­zu be­reits oben un­ter Punkt 4.)),

bb) über die Ka­te­go­ri­en der ver­ar­bei­te­ten per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten (sie­he da­zu be­reits oben un­ter Punkt 3.)),

cc) über die Ka­te­go­ri­en von Empfängern, ge­genüber de­nen sei­ne Da­ten of­fen­ge­legt wur­den oder noch of­fen­ge­legt wer­den (sie­he da­zu be­reits oben un­ter Punkt 7.)),

dd) über die ge­plan­te Spei­cher­dau­er oder, falls dies nicht möglich ist, die Kri­te­ri­en für die Fest­le­gung der ge­plan­ten Spei­cher­dau­er (sie­he da­zu be­reits oben un­ter Punkt 6.)),

ee) über das Be­ste­hen ei­nes Rechts auf Be­rich­ti­gung oder Löschung der den Ar­beit­neh­mer be­tref­fen­den per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten oder auf Ein­schränkung der Ver­ar­bei­tung durch den Ar­beit­ge­ber oder ei­nes Wi­der­spruchs­rechts ge­gen die­se Ver­ar­bei­tung,

ff) über das Be­ste­hen ei­nes Be­schwer­de­rechts bei ei­ner Auf­sichts­behörde,

gg) über das et­wai­ge Be­ste­hen ei­ner au­to­ma­ti­sier­ten Ent­schei­dungs­fin­dung ein­sch­ließlich Pro­filing gemäß Art.22 Abs.1 und 4 DS-GVO und - zu­min­dest in die­sen Fällen - aus­sa­ge­kräfti­ge In­for­ma­tio­nen über die in­vol­vier­te Lo­gik so­wie die Trag­wei­te und die an­ge­streb­ten Aus­wir­kun­gen ei­ner der­ar­ti­gen Ver­ar­bei­tung für den Ar­beit­neh­mer.

b) Recht auf Da­ten­be­rich­ti­gung und Da­ten­ver­vollständi­gung

Gemäß Art.16 DS-GVO hat der Ar­beit­neh­mer das Recht, vom Ar­beit­ge­ber ei­ne un­verzügli­che Be­rich­ti­gung ihn be­tref­fen­der per­so­nen­be­zo­ge­ner Da­ten zu ver­lan­gen, so­weit die­se un­rich­tig sein soll­ten. Un­ter Berück­sich­ti­gung der Zwe­cke der Ver­ar­bei­tung hat der Ar­beit­neh­mer das Recht, die Ver­vollständi­gung ihn be­tref­fen­der per­so­nen­be­zo­ge­ner Da­ten zu ver­lan­gen, so­weit die­se un­vollständig sein soll­ten. Die­se Ver­vollständi­gung kann auch mit Hil­fe ei­ner ergänzen­den Erklärung ge­sche­hen.

c) Recht auf Da­tenlöschung

aa) Gemäß Art.17 Abs.1 DS-GVO hat der Ar­beit­neh­mer das Recht, vom Ar­beit­ge­ber zu ver­lan­gen, dass ihn be­tref­fen­de per­so­nen­be­zo­ge­ne Da­ten un­verzüglich gelöscht wer­den, wenn ei­ner der fol­gen­den Gründe zu­trifft:

(1) Die per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten sind für die Zwe­cke, für die sie er­ho­ben oder auf sons­ti­ge Wei­se ver­ar­bei­tet wur­den, nicht mehr not­wen­dig (sie­he da­zu oben un­ter Punkt 4.)).

(2) Der Ar­beit­neh­mer legt gemäß Art.21 Abs.1 DS-GVO aus Gründen, die sich aus sei­ner be­son­de­ren Si­tua­ti­on er­ge­ben, Wi­der­spruch ge­gen die Ver­ar­bei­tung sei­ner Da­ten ein, zu der der Ar­beit­ge­ber zwecks Wah­rung ei­ge­ner be­rech­tig­ter In­ter­es­sen gemäß Art.6 Abs.1 Un­ter­ab­satz 1 Buch­sta­be f) DS-GVO be­fugt ist (sie­he da­zu oben un­ter Punkt 5.b) cc)), und es lie­gen kei­ne vor­ran­gi­gen be­rech­tig­ten Gründe für die Ver­ar­bei­tung vor.

(3) Die per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mers wur­den un­rechtmäßig ver­ar­bei­tet.

(4) Die Löschung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mers ist zur Erfüllung ei­ner recht­li­chen Ver­pflich­tung nach dem Uni­ons­recht oder dem Recht der Mit­glied­staa­ten er­for­der­lich, dem der Ver­ant­wort­li­che un­ter­liegt.

bb) Das Recht des Ar­beit­neh­mers, vom Ar­beit­ge­ber gemäß Art.17 Abs.1 DS-GVO die un­verzügli­che Löschung sei­ner per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten un­ter den oben ge­nann­ten Vor­aus­set­zun­gen zu ver­lan­gen, be­steht gemäß Art.17 Abs.3 Buch­sta­be b) DS-GVO nicht, wenn die (wei­te­re) Ver­ar­bei­tung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mers not­wen­dig zur Erfüllung ei­ner recht­li­chen Ver­pflich­tung ist, der der Ar­beit­ge­ber nach­kom­men muss (sie­he da­zu oben un­ter Punkt 5.b) bb)).

d) Recht auf Ein­schränkung der Da­ten­ver­ar­bei­tung

Gemäß Art.18 Abs.1 DS-GVO hat der Ar­beit­neh­mer das Recht, vom Ar­beit­ge­ber die Ein­schränkung der Ver­ar­bei­tung sei­ner per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten zu ver­lan­gen, wenn ei­ner der fol­gen­den Gründe zu­trifft:

aa) Der Ar­beit­neh­mer be­strei­tet die Rich­tig­keit der vom Ar­beit­ge­ber ver­ar­bei­te­ten per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten für ei­ne Dau­er, die es dem Ar­beit­ge­ber ermöglicht, die Rich­tig­keit der per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten zu über­prüfen.

bb) Die Ver­ar­bei­tung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mers durch den Ar­beit­ge­ber ist un­rechtmäßig, der Ar­beit­neh­mer lehnt aber die Löschung der Da­ten ab und ver­langt statt­des­sen die Ein­schränkung der Nut­zung sei­ner per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten.

cc) Der Ar­beit­ge­ber benötigt die Da­ten des Ar­beit­neh­mers für die Zwe­cke der Ver­ar­bei­tung nicht länger (sie­he da­zu oben un­ter Punkt 4.), 5.) und 6.)), der Ar­beit­neh­mer benötigt sie aber zur Gel­tend­ma­chung, Ausübung oder Ver­tei­di­gung von Rechts­ansprüchen.

dd) Der Ar­beit­neh­mer hat gemäß Art.21 Abs.1 DS-GVO aus Gründen, die sich aus sei­ner be­son­de­ren Si­tua­ti­on er­ge­ben, Wi­der­spruch ge­gen die Ver­ar­bei­tung sei­ner Da­ten ein­ge­legt, zu der der Ar­beit­ge­ber zwecks Wah­rung ei­ge­ner be­rech­tig­ter In­ter­es­sen gemäß Art.6 Abs.1 Un­ter­ab­satz 1 Buch­sta­be f) DS-GVO be­fugt ist (sie­he da­zu oben un­ter Punkt 5.b) cc)), und es steht noch nicht fest, ob die be­rech­tig­ten Gründe des Ar­beit­ge­bers ge­genüber de­nen des Ar­beit­neh­mers im Sin­ne von Art.21 Abs.1 Satz 2 DS-GVO über­wie­gen.

e) Recht auf Da­tenüber­trag­bar­keit

aa) Gemäß Art.20 Abs.1 DS-GVO hat der Ar­beit­neh­mer das Recht, die ihn be­tref­fen­den per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten, die er dem Ar­beit­ge­ber be­reit­ge­stellt hat, in ei­nem struk­tu­rier­ten, gängi­gen und ma­schi­nen­les­ba­ren For­mat zu er­hal­ten, und er hat das Recht, die­se Da­ten ei­nem an­de­ren Ver­ant­wort­li­chen oh­ne Be­hin­de­rung durch den Ar­beit­ge­ber, dem die per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten be­reit­ge­stellt wur­den, zu über­mit­teln, so­fern

(1) die Ver­ar­bei­tung auf ei­ner Ein­wil­li­gung gemäß Art.6 Abs.1 Un­ter­ab­satz 1 Buch­sta­be a) DS-GVO oder Art.9 Abs.2 Buch­sta­be a) oder auf ei­nem Ver­trag gemäß Art.6 Abs.1 Un­ter­ab­satz 1 Buch­sta­be b) be­ruht, und

(2) die Ver­ar­bei­tung mit­hil­fe au­to­ma­ti­sier­ter Ver­fah­ren er­folgt.

Ob die oben un­ter Punkt (2) ge­nann­te Vor­aus­set­zung zu­trifft (Ver­ar­bei­tung mit­hil­fe au­to­ma­ti­sier­ter Ver­fah­ren) und wel­che Da­ten des Ar­beit­neh­mers mögli­cher­wei­se er­fasst sind, rich­tet sich al­lein nach der be­ste­hen­den Rechts­la­ge gemäß der DSG­VO und dem BDSG. Ein darüber hin­aus­ge­hen­der An­spruch auf Da­tenüber­trag­bar­keit soll mit dem Vor­ste­hen­den nicht be­gründet wer­den.

bb) Bei der Ausübung sei­nes Rechts auf Da­tenüber­trag­bar­keit gemäß dem vor­ste­hen­den Punkt aa) hat der Ar­beit­neh­mer das Recht zu er­wir­ken, dass die per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten di­rekt vom Ar­beit­ge­ber ei­nem an­de­ren Ver­ant­wort­li­chen über­mit­telt wer­den, so­weit dies tech­nisch mach­bar ist.

f) Wi­der­spruchs­recht

aa) Gemäß Art.21 Abs.1 Satz 1 DS-GVO hat der Ar­beit­neh­mer das Recht, aus Gründen, die sich aus sei­ner be­son­de­ren Si­tua­ti­on er­ge­ben, Wi­der­spruch ge­gen die Ver­ar­bei­tung sei­ner Da­ten ein­zu­le­gen, so­weit der Ar­beit­ge­ber zu der Da­ten­ver­ar­bei­tung zum Zwe­cke der Wah­rung ei­ge­ner be­rech­tig­ter In­ter­es­sen gemäß Art.6 Abs.1 Un­ter­ab­satz 1 Buch­sta­be f) DS-GVO be­fugt ist (sie­he da­zu oben un­ter Punkt 5.b) cc)).

bb) Gemäß Art.21 Abs.1 Satz 2 DS-GVO ver­ar­bei­tet der Ar­beit­ge­ber die per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten im Fal­le ei­nes Wi­der­spruchs nicht mehr, es sei denn, der Ar­beit­ge­ber kann zwin­gen­de schutzwürdi­ge Gründe für die Ver­ar­bei­tung nach­wei­sen, die die In­ter­es­sen, Rech­te und Frei­hei­ten des Ar­beit­neh­mers über­wie­gen, oder die Ver­ar­bei­tung dient der Gel­tend­ma­chung, Ausübung oder Ver­tei­di­gung von Rechts­ansprüchen (sie­he da­zu oben un­ter Punkt 5.b) cc) und un­ter Punkt 6.c)).

g) Recht auf Wi­der­ruf der Ein­wil­li­gung zur Da­ten­ver­ar­bei­tung

Gemäß Art.7 Abs.3 DS-GVO hat der Ar­beit­neh­mer im All­ge­mei­nen das Recht, ei­ne von ihm er­teil­te Ein­wil­li­gung zur Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Da­ten zu wi­der­ru­fen. Die­ses Recht be­steht im Rah­men der Da­ten­ver­ar­bei­tung des Ar­beit­neh­mers durch den Ar­beit­ge­ber nicht, da die­se Da­ten­ver­ar­bei­tung nicht auf ei­ner Ein­wil­li­gung des Ar­beit­neh­mers be­ruht.

h) Be­schwer­de­recht

Gemäß Art.77 Abs.1 DS-GVO hat der Ar­beit­neh­mer (un­abhängig von an­de­ren ver­wal­tungs­recht­li­chen und/oder ge­richt­li­chen Rechts­be­hel­fen) das Recht auf Be­schwer­de bei ei­ner Auf­sichts­behörde, ins­be­son­de­re in dem EU-Mit­glied­staat sei­nes gewöhn­li­chen Auf­ent­halts­orts, sei­nes Ar­beits­plat­zes oder des Orts des mut­maßli­chen Ver­s­toßes, wenn der Ar­beit­neh­mer der An­sicht ist, dass die Ver­ar­bei­tung der ihn be­tref­fen­den per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten durch den Ar­beit­ge­ber ge­gen die DS-GVO verstößt.

9. Pri­vat­nut­zung der zum Be­trieb gehören­den Fest­netz- und Mo­bil­te­le­fo­ne, E-Mail-Ac­counts und In­ter­net­zugänge, An­ru­fe bei Kun­den

a) Die zum Be­trieb gehören­den Fest­netz- und Mo­bil­te­le­fo­ne, E-Mail-Ac­counts und In­ter­net­zugänge, die der Ar­beit­ge­ber dem Ar­beit­neh­mer im Rah­men des oben un­ter Punkt 1.a) ge­nann­ten Ar­beits­verhält­nis­ses zur Verfügung stellt, dürfen vom Ar­beit­neh­mer aus­nahms­los nur zu dienst­li­chen Zwe­cken, d.h. nicht zu pri­va­ten Zwe­cken ge­nutzt wer­den.

b) Kun­den dürfen grundsätz­lich nicht un­mit­tel­bar mit Hil­fe ei­nes pri­va­ten Te­le­fons, ins­be­son­de­re ei­nes pri­va­ten Mo­bil­te­le­fons an­ge­ru­fen wer­den.

aa) Statt ei­nes di­rek­ten An­rufs vom pri­va­ten Te­le­fon aus sind be­trieb­li­che Fest­netz- und Mo­bil­te­le­fo­ne zu ver­wen­den. Falls möglich, können da­zu be­trieb­li­che Büro- und As­sis­tenz­kräfte ein­ge­setzt wer­den.

bb) Ist der An­ruf ei­nes Kun­den mit Hil­fe ei­nes pri­va­ten Te­le­fons aus­nahms­wei­se nicht ver­mei­den, ist dar­auf zu ach­ten, dass der An­ruf mit un­ter­drück­ter Num­mer er­folgt, um die pri­va­te(n) Te­le­fon­num­mer(n) des Ar­beit­neh­mers vor dem Kun­den ge­heim zu hal­ten.

cc) In kei­nem Fall ist es zulässig, Kun­den­te­le­fon­num­mern in das Adress­ver­zeich­nis ei­nes pri­va­ten Te­le­fons, ins­be­son­de­re ei­nes pri­va­ten Mo­bil­te­le­fons, ein­zu­spei­chern, da die­se Da­ten vor dem Zu­griff von Te­le­kom­mu­ni­ka­ti­ons­dienst­leis­tungs­an­bie­tern (ins­be­son­de­re Mess­an­ger­diens­ten wie Whats­App) nicht aus­rei­chend ge­si­chert sind.

Zur Kennt­nis ge­nom­men:

Mus­ter­stadt, den XX.XX.20XX

 

_________
(Ar­beit­neh­mer)

 

 

Letzte Überarbeitung: 30. November 2018

Bewertung: 5.0 von 5 Sternen (1 Bewertung)

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