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HANDBUCH ARBEITSRECHT

So­zi­al­ver­si­che­rungs­mel­dun­gen

In­for­ma­tio­nen zum The­ma So­zi­al­ver­si­che­rungs­mel­dun­gen: Hen­sche Rechts­an­wäl­te, Kanz­lei für Ar­beits­recht
Mann hinter hohem Papierstapel

Auf die­ser Sei­te fin­den Sie In­for­ma­tio­nen zu der Fra­ge, wel­che so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­chen Mel­dun­gen der Ar­beit­ge­ber zu er­stat­ten hat, d.h. wel­che auf den Sta­tus des Ar­beit­neh­mers be­zo­ge­ne Mel­dun­gen und wel­che lau­fen­den Bei­trags­mel­dun­gen er zu ma­chen hat.

Au­ßer­dem fin­den Sie Hin­wei­se da­zu, wem ge­gen­über die Mel­dun­gen zu er­stat­ten sind, in wel­cher Form dies zu ge­sche­hen hat und wel­che Da­ten im Rah­men des elek­tro­ni­schen Ent­gelt­nach­wei­ses (ELE­NA) zu mel­den sind.

von Rechts­an­walt Dr. Mar­tin Hen­sche, Fach­an­walt für Ar­beits­recht, Ber­lin

Wel­che so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­chen Mel­dun­gen hat der Ar­beit­ge­ber zu er­stat­ten?

Der Ar­beit­ge­ber hat ei­nen Ar­beit­neh­mer, der prak­tisch im­mer ein Beschäftig­ter im Sin­ne des So­zi­al­ver­si­che­rungs­rechts ist, bei Be­ginn der Beschäfti­gung bei der zuständi­gen Kran­ken­kas­se an­zu­mel­den, da­mit die Kran­ken­kas­se von dem lau­fen­den Beschäfti­gungs­verhältns Kennt­nis hat. Darüber hin­aus ist der Ar­beit­ge­ber ver­pflich­tet, die So­zi­al­ab­ga­ben, die auf der Ba­sis des lau­fend be­zo­ge­nen Ar­beits­lohns an­fal­len, der Kran­ken­kas­se zu mel­den.

Vor die­sem Hin­ter­grund ist es sinn­voll, zwi­schen den an­lass­be­zo­ge­nen, hin und wie­der zu er­stat­ten­den sta­tus­be­zo­ge­nen Mel­dun­gen und den lau­fen­den mo­nat­li­chen Bei­trags­mel­dun­gen bzw. Bei­trags­nach­wei­sen zu un­ter­schei­den.

Wel­che sta­tus­be­zo­ge­nen Mel­dun­gen hat der Ar­beit­ge­ber zu er­stat­ten?

Der Ar­beit­ge­ber hat der zuständi­gen Kran­ken­kas­se gemäß § 28a Abs.1 Vier­tes Buch So­zi­al­ge­setz­buch (SGB IV) in im­mer­hin 20 ge­setz­lich ge­nann­ten Fällen Mel­dun­gen zu er­stat­ten, wenn sich der Sta­tus des Ar­beit­neh­mers ändert. Die wich­tigs­ten Fälle die­ser sta­tus­be­zo­ge­nen Mel­dun­gen sind die fol­gen­den:

  • Be­ginn der Beschäfti­gung (Ein­stel­lung, Be­gründung ei­nes Ar­beits­verhält­nis­ses)
  • En­de ei­ner Beschäfti­gung (Ent­las­sung, Kündi­gung)
  • Wech­sel der zuständi­gen Kran­ken­kas­se
  • Un­ter­bre­chung der Ent­gelt­zah­lung, ins­be­son­de­re in Fällen länge­rer Krank­heit und bei Mut­ter­schutz (sog. Un­ter­bre­chungs­mel­dung)
  • Ände­rung des Fa­mi­li­en­na­mens oder des Vor­na­mens
  • Ände­rung des Ar­beits­ent­gelts, wenn die 400-Eu­ro-Gren­ze über- oder un­ter­schrit­ten wird

Darüber hin­aus hat der Ar­beit­ge­ber ein­mal pro Jahr bis spätes­tens zum 15. April ei­ne so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­che Jah­res­mel­dung zu er­stat­ten, aus der sich er­gibt, wie hoch das der So­zi­al­ver­si­che­rung un­ter­lie­gen­de Vor­jah­res-Ein­kom­men der im De­zem­ber des Vor­jah­res beschäftig­ten Ar­beit­neh­mer war und in wel­cher Höhe dem­gemäß Beiträge zu den ver­schie­de­nen Zwei­gen der So­zi­al­ver­si­che­rung für den Ar­beit­neh­mer ab­geführt wur­den. Die Jah­res­mel­dun­gen sind nicht als Sam­mel­mel­dun­gen, d.h. für meh­re­re Beschäftig­te, son­dern für den ein­zel­nen Ar­beit­neh­mer zu er­stat­ten. Sie die­nen im We­sent­li­chen der Ver­vollständi­gung des für den ein­zel­nen Ar­beit­neh­mer bei der Ren­ten­ver­si­che­rung geführ­ten Ren­ten­kon­tos, da der Ren­ten­ver­si­che­rungs­träger erst auf der Grund­la­ge der Jah­res­mel­dung weiß, in wel­cher Höhe im Vor­jahr Ren­ten­ver­si­che­rungs­beiträge für den ver­si­cher­ten Ar­beit­neh­mer ent­rich­tet wur­den.

Wel­che Bei­trags­mel­dun­gen hat der Ar­beit­ge­ber zu er­stat­ten?

Der Ar­beit­ge­ber muss den So­zi­al­ver­si­che­rungs­bei­trag mo­nat­lich auf der Grund­la­ge des lau­fen­den Ar­beits­ent­gelts (Lohn, Ge­halt) er­rech­nen, und zwar für je­den Beschäftig­ten. Die­se Be­rech­nung muss der Ar­beit­ge­ber ein­mal im Mo­nat spätes­tens am fünft­letz­ten Bank­ar­beits­tag des lau­fen­den Mo­nats er­stel­len und als sog. Bei­trags­nach­weis an die Ein­zugs­stel­le über­sen­den.

Ge­gen­stand der lau­fen­den Bei­trags­mel­dun­gen ist im Nor­mal­fall

  • der Bei­trag zur Ar­beits­lo­sen­ver­si­che­rung
  • der Bei­trag zur Kran­ken­ver­si­che­rung
  • der Bei­trag zur Pfle­ge­ver­si­che­rung
  • der Bei­trag zur Ren­ten­ver­si­che­rung
  • die Um­la­ge U1, die Um­la­ge U2 und die In­sol­venz­geld­um­la­ge

Nähe­re In­for­ma­tio­nen hier­zu fin­den Sie un­ter dem Stich­wort "So­zi­al­ver­si­che­rungs­bei­trag".

Wem ge­genüber sind die Mel­dun­gen zu er­stat­ten?

Sta­tus­be­zo­ge­ne Mel­dun­gen sind eben­so wie die mo­nat­li­chen Bei­trags­mel­dun­gen ge­genüber der zuständi­gen Ein­zugs­stel­le zu ab­zu­ge­ben.

Die zuständi­ge Ein­zugs­stel­le ist im Nor­mal­fall ei­ner Beschäfti­gung die Kran­ken­kas­se, bei der der Ar­beit­neh­mer ver­si­chert ist, und bei ei­nem ge­ringfügig beschäftig­ten Ar­beit­neh­mer, d.h. bei ei­nem Mi­ni­job­ber mit ei­nem Mo­nats­ein­kom­men bis zu 400,00 EUR, die Deut­sche Ren­ten­ver­si­che­rung Knapp­schaft-Bahn-See.

In wel­cher Form sind die Mel­dun­gen zu er­stat­ten?

Der Ar­beit­ge­ber hat so­wohl die sta­tus­be­zo­ge­nen Mel­dun­gen als auch die lau­fen­den Bei­trags­nach­wei­se per Da­ten­fernüber­tra­gung (DFÜ) zu er­stat­ten.

Hier­zu ha­ben die Ein­zugs­stel­len ei­ne spe­zi­el­le Soft­ware ent­wi­ckelt, die kos­ten­los im In­ter­net zur Verfügung steht.

Wel­che Da­ten sind im Rah­men des elek­tro­ni­schen Ent­gelt­nach­wei­ses (ELE­NA) zu mel­den?

Seit Ja­nu­ar 2010 müssen Ar­beit­ge­ber nicht mehr nur wie bis­her in Form von Sam­mel­mel­dun­gen den lau­fen­den So­zi­al­ver­si­che­rungs­bei­trag der Ein­zugs­stel­le mit­tei­len, son­dern ha­ben darüber hin­aus ei­ne Viel­zahl von Lohn­da­ten, die auf den ein­zel­nen Beschäftig­ten be­zo­gen sind, "auf Vor­rat" an ei­ne zen­tra­le Stel­le wei­ter­zu­lei­ten. Grund­la­ge ist das Ge­setz über das Ver­fah­ren des elek­tro­ni­schen Ent­gelt­nach­wei­ses (ELE­NA-Ver­fah­rens­ge­setz) vom 28.03.2009 (wir be­rich­te­ten in: Ar­beits­recht ak­tu­ell 10/033 ELE­NA: Kein Da­ten­schutz in der Lohn­buch­hal­tung).

Zu den vom Ar­beit­ge­ber wei­ter­zu­lei­ten­den Da­ten gehören al­le In­for­ma­tio­nen, die in der mo­nat­lich er­stell­ten Lohn- bzw. Ge­halts­ab­rech­nung des ein­zel­nen Ar­beit­neh­mers ent­hal­ten sind. Wur­de der mo­nat­li­che Brut­to­ver­dienst des Ar­beit­neh­mers bis En­de 2009 nur an­lass­be­zo­gen, nämlich bei Be­an­tra­gung von Ar­beits­lo­sen­geld oder Kran­ken­geld, vom Ar­beit­ge­ber ge­mel­det, hat dies fort­an lau­fend und oh­ne kon­kre­ten An­lass zu ge­sche­hen.

Zu die­sem Zweck ha­ben die Spit­zen­verbände der So­zi­al­ver­si­che­rung ei­ne Rei­he von „Da­ten­bau­stei­nen“ er­stellt. Sie er­ge­ben sich aus den „Ge­mein­sa­men Grundsätzen für die Er­stat­tung der Mel­dun­gen der Ar­beit­ge­ber an die Zen­tra­le Spei­cher­stel­le im Rah­men des Ver­fah­rens des elek­tro­ni­schen Ent­gelt­nach­wei­ses nach § 28b Abs. 6 SGB IV“. Die Grundsätze wer­den vom Spit­zen­ver­band Bund der Kran­ken­kas­sen, der Deut­schen Ren­ten­ver­si­che­rung Bund und der Bun­des­agen­tur für Ar­beit ent­wi­ckelt und vom BMAS so­wie vom Bun­des­mi­nis­te­ri­um für Tech­no­lo­gie und Wirt­schaft ge­neh­migt.

Die­se Da­ten­sam­mel­wut ist der­zeit Ge­gen­stand ei­ner kri­ti­schen öffent­li­chen Dis­kus­si­on. Ob sie zu ei­ner Ände­rung der noch von der Großen Ko­ali­ti­on be­schlos­se­nen Ge­set­zes­la­ge führen wird, ist mo­men­tan nicht ab­zu­se­hen. Es ist auch frag­lich, ob das ELE­NA-Ver­fah­ren mit dem Grund­ge­setz (GG) ver­ein­bar oder ver­fas­sungs­wid­rig ist. Im­mer­hin greift die­ses Da­ten­sam­mel­ver­fah­ren in so ex­tre­mer Wei­se in das Grund­recht auf in­for­ma­tio­nel­le Selbst­be­stim­mung der Ar­beit­neh­mer ein, dass die Verhält­nismäßig­keit (und da­mit die Rechtmäßig­keit) die­ses Grund­rechts­ein­griffs be­zwei­felt wer­den muss.

Wo fin­den Sie mehr zum The­ma So­zi­al­ver­si­che­rungs­mel­dun­gen?

Wei­te­re In­for­ma­tio­nen, die Sie im Zu­sam­men­hang mit dem The­ma So­zi­al­ver­si­che­rungs­mel­dun­gen in­ter­es­sie­ren könn­ten, fin­den Sie hier:

Kom­men­ta­re un­se­res An­walts­teams zu ak­tu­el­len Fra­gen rund um das The­ma So­zi­al­ver­si­che­rungs­mel­dun­gen fin­den Sie hier:

Letzte Überarbeitung: 4. Oktober 2016

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